Software attendance management merupakan sistem yang memiliki fungsi merekam data absen. Namun, sistem ini berbeda dengan dengan mesin fingerprint. Pasalnya software ini mampu merekam sekaligus mengelola data secara otomatis sehingga perusahaan dapat melakukan manajemen kehadiran karyawan dengan lebih mudah.
Selama ini, tidak sedikit perusahaan yang masih menggunakan sistem absen karyawan dengan fingerprint bahkan absensi manual. Hal ini, menyebabkan tidak efisiennya kerja perusahaan. Karena, mereka harus memproses data yang absensi karyawan yang terbilang banyak. Perangkat lunak ini dapat menjadi solusi terbaik karena memiliki banyak fitur. Dimana, fitur ini akan mengoptimalkan fungsinya untuk memanajemen data secara terpusat.
Dengan menggunakan aplikasi absensi online, tentunya software attendance management sangat membantu perusahaan. Tidak peduli besar maupun kecil dalam masalah absensi karyawannya. Selain itu juga dapat menghindari kesalahan akibat manusia.
Daftar Isi
Fungsi Software Attendance Management
Software attendance management membantu perusahaan mengelola absensi karyawan dengan mudah dan cepat. Aplikasi ini memiliki beberapa fungsi yang mampu membantu perusahaan, sebagai berikut.
Membangun budaya disiplin kerja
Fungsi software attendance management dapat melacak kehadiran karyawan dari kehadiran sampai mereka pulang. Aplikasi ini memberikan data presensi yang real-time secara online. Hal ini dapat membantu perusahaan melihat secara langsung kinerja dan produktivitas dari karyawannya.
Self service
Sesuai dengan fungsinya, software ini mengharuskan karyawan secara mandiri mengurusi masalah absensi. Masalah absensi ini meliputi kehadiran serta pengambilan cuti. Dengan perangkat ini karyawan tidak perlu menemui HRD untuk mengurusi itu semua.
Manajemen penggajian
Software attendance management menyediakan payroll yang secara otomatis memberikan slip gaji karyawan. Ini menguntungkan bagi HRD karena tidak perlu repot-repot menghitung jumlah gaji karyawan. Data dari software ini nantinya berisi hitungan gaji dari jam kehadiran, pengambilan cuti, dan keterlambatan dari karyawan.
Aksesibilitas waktu
Aplikasi ini membantu HRD agar dapat melihat kehadiran karyawannya secara real-time. Penggunaan software akan secara otomatis menghitung waktu kehadiran tanpa kesalahan manusia. HRD dengan mudah mengoptimalkan kinerja dan produktivitas karyawan sesuai dengan data yang ada.
Software attendance management mengurangi kecurangan
Fungsi ini sangat penting bagi perusahan kecil atau besar. Dengan teknologi yang digunakan karyawan tidak bisa memanipulasi data absensi ketika terlambat atau bahkan bolos kerja. Sistem akan merekap dan mengelola absensi secara otomatis.
Menyederhanakan dalam analisis data kehadiran
Software attendance management menyajikan data yang real-time dan otomatis sehingga membantu HRD dalam menganalisis hadir atau tidaknya karyawan. Aplikasi ini secara cepat merekap data yang bisa digunakan HRD agar dapat mengevaluasi karyawannya
Lebih instan dan telah terintegrasi
Penggunaan software memudahkan dalam mengumpulkan data. Bagian SDM perusahaan tidak perlu merekapitulasi kembali jumlah absensi karyawan seperti absensi manual. Data yang tersaji dari software akan langsung merekap absensi karyawan. Ini dapat mempercepat bagian SDM perusahan dalam pengumpulan data absensi tanpa harus mengeceknya berulang kali.
Software attendance management meningkatkan produktivitas karyawan
Selain sistem terpusat, software ini juga menggunakan sistem mobile yang memudahkan mengaksesnya. Sistem mobile ini memudahkan karyawan melakukan absensi dimana saja saat masa pandemi yang mengharuskan karyawannya WFH (Work From Home). HRD juga bisa memantau produktivitas karyawannya dimana saja sehingga tidak menimbulkan kecurangan saat WFH.
Terintegrasi oleh berbagai sistem
Software ini memiliki berbagai sistem dalam mempermudah mendata dan menganalisis data secara cepat. Hal ini sangat membantu HRD agar dapat mengevaluasi karyawan. Dengan kehadiran sistem payroll, pengambilan cuti, dan pengawasan produktivitas karyawan sangat membantu HRD dalam urusan pendataan.
Sistem tersebut sekaligus bisa menghitung gaji, mencatat jumlah cuti dan ketepatan waktu karyawan saat bekerja dalam satu data. Hal ini tidak menyebabkan human error saat mencatat secara manual, dan mengurusi rekapitulasi tidak akan berbelit.
Jenis-jenis Software Attendance Management
Merekap data absensi karyawan tidak hanya berisi kehadiran karyawan saja. Perusahaan harus merekap data jumlah cuti, potongan gaji serta waktu kehadiran karyawan. Hal ini pula dapat menyebabkan banyaknya human error saat melakukan rekapitulasi data karyawan sehingga software menyediakan beberapa jenis dalam satu perangkat
Attendance
Aplikasi ini juga bisa menjadi pendeteksi kehadiran karyawan. Dengan kemudahan akses dimana saja tentu software menambahkan GPS di dalamnya agar dapat memudahkan HDR melacak keberadaan karyawan. Oleh karena itu, karyawan tidak bisa melakukan kecurangan data yang keluar secara real-time.
Overtime (lembur)
Software attendance ini sangat memudahkan dalam perizinan lembur kepada HRD. Menggunakan akses software, karyawan bisa melakukan perizinan dengan online tanpa harus bertemu dengan HRD. Hal ini bisa menyingkat waktu kerja karyawan karena tidak harus menunggu datangnya HRD untuk menyetujui perizinan tersebut.
Working schedule
Membuat working schedule tentunya sangat memusingkan HRD karena harus mengatur jadwal setiap karyawan. Software ini bisa mempersingkat HRD dalam menentukan jam kerja, jam istirahat dan jam kerja tiap karyawan secara efektif.
Izin atau cuti secara manual sangat menyusahkan karyawan, mereka harus membuat surat perizinan terlebih dahulu. Kelemahan dari perizinan manual terjadi saat karyawan akan mengajukan cuti mendadak. Namun, adanya aplikasi bisa mengajukan cuti dimana saja dan kapan saja. Cara ini sangat efektif untuk pengajuan cuti atau izin secara mendadak ataupun tidak.
Selanjutnya, proses perizinan pun terbilang cukup menyingkat waktu karena HRD bisa langsung menyetujui atau menolak perizinan tersebut. Dengan cara mobile HRD ataupun karyawan tidak harus datang ke perusahan agar dapat mengurusi cuti atau izin kerja. Hanya butuh terkoneksi dengan internet dan smartphone karyawan dan HRD bisa mengaksesnya dengan mudah.
Database karyawan
Software attendance management ini menyediakan data yang pastinya akurat untuk mendata informasi tentang karyawan, pengurusan izin atau cuti, pengelolaan slip gaji dan gaji, dan kehadiran karyawan dengan real time. Perusahaan tidak perlu mengecek kembali satu persatu data yang dibutuhkan HRD yang bisa menyebabkan human error.
Fitur-fitur Penting dalam Software Attendance Management
Agar dapat mengoptimalkan sistem, software attendance management memiliki fitur-fitur penting di dalamnya. Fitur ini akan membantu perusahaan dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Berikut ini fitur-fiturnya:
Break-time tracking software
HRD juga perlu melacak seberapa lamanya penggunaan waktu istirahat yang karyawan gunakan. Software attendance management membantu HRD agar dapat mencatat seberapa lama karyawan melakukan istirahat. Fitur ini sangat berguna untuk merekap jadwal karyawan yang biasanya bekerja di luar perusahaan sehingga HRD mempunyai data yang valid.
Software absensi biometrik
Fitur ini sangat populer di berbagai perusahaan, dengan pengambilan sidik jari sebagai alat absensi mampu menunjukkan data informasi yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kecurangan seperti absensi manual pada umumnya. Software absensi biometrik berfungsi untuk menghemat biaya admin karena fitur ini dapat berjalan dengan cepat dan efisien.
Software management kehadiran berbasis online
Mengandalkan software attendance management yang berbasis online dapat mempersingkat waktu kerja karyawan maupun HRD. Penggunaan software attendance management tidak perlu mengantri untuk melakukan absen fingerprint. Hanya terkoneksi dengan internet dan smartphone, karyawan maupun HRD dengan mudah mengaksesnya dimana saja maupun kapan saja.
Mengapa Software Attendance Management Penting bagi Perusahaan?
Perkembangan teknologi yang sangat pesat turut membantu dalam menangani pekerjaan yang bisa mengakibatkan human error. Bekerja dalam perusahaan mengharuskan seseorang harus cepat dan tetap dalam kondisi yang maksimal.
Manajemen kehadiran karyawan sangat berpengaruh dalam penilaian produktivitas kerja karyawan. Data yang mencakup hasil kinerja karyawan ini haruslah valid. Oleh karena itu, software attendance management mempermudah dalam merekap dan mengelola data sesuai kebutuhan perusahaan.
Hal itu memiliki tujuan untuk membangun branding yang baik. Menggunakan software seperti ini dapat mempersingkat waktu HRD dalam menganalisis data absensi karyawan sehingga, lebih efisien dan efektif.
Kesimpulan
Software attendance management menghadirkan absensi berbasis mobile yang dapat memudahkan dan mempersingkat waktu dalam bekerja. Software ini memudahkan karyawan dalam mengurusi pengajuan cuti dan penambahan jam lembur kantor. HRD juga sangat terbantu dalam mengurusi persetujuan izin, pemotongan gaji dan slip gaji bagi karyawannya. Tidak hanya itu, data yang disajikan oleh software attendance management bisa dipastikan valid untuk bahan evaluasi karyawan.
EVA HRIS Essentials Software dapat menjadi solusi terbaik bagi perusahaan. Fiturnya yang lengkap serta menyediakan demo gratis akan membantu perusahaan menemukan aplikasi yang cocok. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan perhitungan estimasi biaya. EVA HRIS juga akan membantu HRD dalam mengoptimalkan serta menganalisis produktivitas karyawan melalui data yang tersedia dalam sistem.
