Dalam perkembangan teknologi perusahaan harus mampu beradaptasi dalam peningkatan human resource untuk terus berlangsung dengan normal. Pemanfaatan teknologi dalam bidang administrasi contohnya adalah penggunaan aplikasi employee self service. Aplikasi ini berguna untuk membantu karyawan dalam mengakses informasi dan data secara online.
Penggunaan software ini dapat membantu pekerjaan HRD untuk mendata administrasi karyawannya dalam satu waktu, serta dapat membantu mempercepat proses administrasi karyawan dalam pengambilan cuti, mengecek tugas, dan mengecek slip gaji tanpa adanya human error. Tim HRD juga bisa terbantu dalam mendapatkan data yang diperlukan untuk urusan human resource.
Daftar Isi
Apa itu Aplikasi Employee Self Service (ESS)?
Aplikasi employee self service adalah sistem yang dapat mempermudah karyawan dalam mengakses informasi dan data mereka secara online. Data yang bisa karyawan akses meliputi data cuti karyawan, tugas harian, absensi karyawan, dan slip gaji per bulannya.
Sistem ini juga membantu karyawan dalam melakukan pengajuan cuti secara mendadak asalkan terkoneksi jaringan internet. Hal ini dapat meminimalisir karyawan lupa membuat surat izin saat pengajuan cuti mendadak seperti pengajuan cuti manual. Persetujuan pengajuan cuti juga bisa menjadi cepat dan mempersingkat waktu.
Dengan adanya software seperti ini tentu sangat membantu pekerjaan karyawan maupun HRD agar lebih efektif. Semua pekerjaan perusahaan di bidang administrasi menjadi lebih efisien saat menggunakan sistem online seperti ini. Aplikasi ini dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dan HRD tanpa harus memotong jam kerja untuk mengakses data pribadi.
Manfaat Aplikasi Employee Self Service (ESS)
Software ini menyediakan manfaat yang mampu membantu meringankan pekerjaan HRD agar tidak menumpuk. Tidak hanya HRD yang merasakan manfaatnya, karyawan perusahaan juga bisa merasakan manfaatnya. Untuk mengetahui manfaatnya, berikut adalah manfaat aplikasi ESS:
1. Pembaruan secara otomatis
Banyaknya karyawan yang perusahaan miliki tentu saja akan membuat pekerjaan HRD terasa berat, oleh karena itu beralihnya pendataan administrasi karyawan secara online akan sangat membantu HRD. Aplikasi ini memberikan akses kepada karyawan untuk meng-update sendiri data yang perlu mereka perbaiki secara mandiri, dengan otomatis data tersebut akan berganti dengan yang baru.
2. Aplikasi employee self service memproses dengan mudah dan instan
Aplikasi ini sangat membantu karyawan dalam mengakses data pribadi mereka dengan mudah dan cepat tanpa harus menunggu waktu yang cukup lama. Pendataan administrasi yang HRD lakukan juga akan menjadi cepat dan mudah dengan menggunakan aplikasi ini. Tidak hanya dalam urusan administrasi, aplikasi ini dapat mempermudah dan mempercepat pengajuan cuti, masalah absensi dan mencetak slip gaji karyawan.
3. Sistem informasi penggajian karyawan
Aplikasi employee self service dapat membantu karyawan melihat gaji yang mereka peroleh per bulannya. Sistem ini akan transparan dalam memberikan karyawannya gaji. Dengan adanya fitur payroll karyawan juga bisa melihat potongan gaji yang akan mereka terima pada slip gaji setiap bulannya. Hal ini juga dapat mempercepat pengurusan keluarnya gaji oleh HRD. Karena HRD tidak perlu lagi menghitung kembali seberapa besar karyawan akan mendapatkan gaji.
4. Aplikasi employee self service memungkinkan absensi online
Dengan perkembangan teknologi, hampir semua kegiatan perusahaan dilakukan secara online. Sistem absensi online pada aplikasi employee self service ini dapat mempersingkat waktu dalam melakukan absen karena tidak perlu mengantri seperti absensi manual. Absensi secara online juga bisa karyawan lakukan dimana saja dan kapan saja asal terkoneksi dengan jaringan internet. Absensi online ini juga dapat meminimalisir kecurangan yang akan karyawan lakukan saat absen ketika karyawan tersebut datang terlambat.
Fitur absensi online pada aplikasi employee self service juga dapat membantu HRD menganalisis kinerja dan produktivitas seorang karyawan perusahaan dalam bekerja. HRD juga akan terbantu karena tidak perlu merekap kembali absensi yang karyawan lakukan setiap harinya.
5. Integrasi dengan fitur chat antar karyawan yang seamless
Fitur chat yang aplikasi employee self service sajikan sangat membantu karyawan mengirim file berupa word, pdf, materi meeting. Bahkan, laporan-laporan penting lainnya tanpa harus memindahkannya ke flashdisk dan bertemu dengan karyawan lainnya. Fitur ini juga bisa karyawan gunakan untuk berkomunikasi seputar pekerjaan atau tugas yang mereka miliki.
Fitur-fitur Aplikasi Employee Self Service (ESS)
Fitur-fitur pada aplikasi ESS sangat berguna untuk mengoptimalkan layanan pada software ini. Berikut adalah fitur-fitur yang telah sistem sediakan:
1. Akses informasi karyawan dan perusahaan
Aplikasi ESS dapat dengan mudah membantu karyawan menemukan data karyawan lain untuk kebutuhan pekerjaan. Tentu saja karyawan lain akan mendapatkan informasi data seperti karyawan lainnya contohnya nama, alamat, email, kontak, dan divisi karyawan tersebut. Akses data ini biasanya akan bagian admin gunakan untuk pendataan apakah sesuai dengan aslinya atau tidak.
2. Aplikasi employee self service memiliki layanan administrasi karyawan
Layanan ini memudahkan karyawan dalam pengajuan cuti, pengurusan gaji, dan mencetak slip gaji dengan mandiri secara online. Pengajuan administrasi secara online akan mempermudah dan mempercepat persetujuan dari pihak HRD.
3. Sistem informasi penggajian karyawan
Aplikasi employee self service tentu saja akan melengkapi fiturnya dengan payroll, payroll ini berfungsi untuk mendata seberapa besar potongan gaji yang karyawan dapatkan dan seberapa besar karyawan akan mendapatkan gaji. Sistem informasi penggajian karyawan akan mempermudah karyawan dalam mencetak slip gaji. Tentu saja HRD juga merasa terbantu dengan sistem ini karena tidak perlu menghitung ulang gaji yang karyawan dapatkan.
4. Absensi online
Fitur ini dapat menggantikan absensi manual yang sering membuat kinerja perusahaan sangat terganggu. Absensi online ini dapat membantu karyawan melakukan absen dimana saja dan kapan saja hanya dengan terkoneksi jaringan internet. Absensi online yang aplikasi employee self service sediakan akan membantu proses pendataan absen secara efektif dan efisien.
5. Menjaga data pribadi karyawan
Dengan keamanan yang terjaga akan sangat berguna untuk menjaga data pribadi para karyawan agar tetap aman. Akses data pribadi karyawan hanya bisa memiliki data pribadi dan atas perusahaan yang mampu mengaksesnya, hal ini dapat mencegah terjadinya pembobolan data yang marak terjadi.
6. Manajemen waktu
Mempersingkat pendataan administrasi dapat membuat pekerjaan tidak menumpuk dan membutuhkan waktu yang banyak. Penggunaan aplikasi employee self service dapat mempersingkat waktu pendataan karena para karyawan bisa meminta data mereka sendiri dan secara otomatis akan tersimpan dalam file divisi masing-masing.
7. Task management pada penjadwalan karyawan
Fitur ini bisa karyawan gunakan untuk mendata tugas atau yang berkaitan dengan kegiatan kerja. Shift yang karyawan lakukan setiap minggunya bisa mereka data sendiri pada fitur ini. Data ini juga bisa membantu HRD untuk menjadwalkan kegiatan kerja tanpa harus bentrok dengan kegiatan karyawan yang lainnya.
Kesimpulan
Beralihnya perusahaan bukan hanya semata-mata untuk membantu HRD dalam melakukan pekerjaannya tetapi membantu karyawan untuk check dan recheck data administrasi mereka sendiri agar lebih akurat. Aplikasi employee self service memberikan kemudahan akses karyawan untuk melihat informasi dan data administrasi mereka sendiri secara online.
Software HRM dari EVA menyediakan manfaat dan fitur-fitur lengkap untuk bisa mempersingkat waktu dalam masalah pendataan administrasi karyawan. Dengan menggunakan aplikasi ini perusahaan bisa mengawasi dan meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan untuk perusahaannya.
