Pembuatan jadwal shift kerja adalah salah satu aspek penting dalam dunia kerja yang melibatkan pengaturan waktu kerja karyawan. Selain itu, banyak perusahaan yang mengadopsi sistem shift kerja untuk memastikan bahwa mereka dapat beroperasi dengan efisien dan efektif sepanjang waktu.
Artikel ini akan membahas jenis-jenis jadwal shift kerja secara umum, serta bagaimana cara membuat jadwal shift dengan menggunakan rumus. Namun sebelum itu, mari kita lihat pengertian shift kerja dan manfaatnya bagi perusahaan.
Daftar Isi
Definisi Shift Kerja
Shift kerja merujuk pada pola waktu di mana karyawan bekerja dalam jangka waktu tertentu. Pola ini dapat melibatkan perubahan jam kerja harian, seperti bergantian antara pagi, siang, dan malam, atau dapat mencakup pengaturan jadwal yang lebih kompleks, seperti shift rotasi atau shift fleksibel. Ini merupakan metode yang umum perusahaan gunakan untuk memastikan kelancaran operasional mereka sepanjang waktu.
Pembagian waktu dapat memiliki durasi yang berbeda, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki pembagian kerja selama delapan jam, sementara yang lain mungkin memiliki shift yang lebih panjang. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan dapat beroperasi dalam jangka waktu yang lebih luas, termasuk di luar jam kerja normal. Dengan adanya shift ini, perusahaan dapat memberikan layanan atau produksi yang berkelanjutan, yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Jadwal Shift Kerja?
Penerapan jadwal shift kerja memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan. Perusahaan biasanya membutuhkannya untuk menjaga kelancaran operasional mereka sepanjang waktu dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan membutuhkan shift kerja.
Layanan yang berkelanjutan
Dengan menerapkan pembagian waktu kerja, perusahaan dapat memberikan layanan yang berkelanjutan kepada pelanggan mereka di sepanjang hari. Termasuk di waktu-waktu yang biasanya di luar jam kerja normal. Misalnya, di industri kesehatan, rumah sakit dan klinik perlu memberikan pelayanan medis 24 jam untuk menangani keadaan darurat atau kebutuhan medis mendesak. Shift ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki kehadiran karyawan yang cukup di setiap waktu.
Fleksibilitas operasional
Dalam beberapa industri, seperti restoran, perhotelan, dan ritel, shift kerja perlu untuk mengakomodasi jam buka yang panjang atau bahkan 24 jam. Dengan menggunakan shift dalam kerja ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka dapat melayani pelanggan dalam jangka waktu yang lebih luas. Oleh karena itu, hal ini dapat meningkatkan pendapatan dan memperluas jangkauan bisnis mereka.
Efisiensi dan produktivitas
Shift kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Dengan mengatur jadwal shift yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya mereka secara optimal sepanjang waktu. Hal ini dapat mengurangi risiko kelelahan dan penurunan kinerja yang dapat terjadi jika karyawan terus bekerja tanpa istirahat yang cukup. Selain itu, shift kerja juga dapat membantu mengoptimalkan penggunaan fasilitas dan peralatan perusahaan, mengurangi biaya operasional.
Penanganan situasi darurat
Dalam beberapa industri, seperti pemadam kebakaran, polisi, atau pusat panggilan darurat, shift waktu kerja sangat penting untuk menjaga keamanan dan keadaan darurat. Dalam situasi-situasi ini, perusahaan membutuhkan kehadiran karyawan yang siap siaga setiap saat. Tujuannya untuk merespons kejadian yang mendesak.
Permintaan konsumen yang beragam
Dalam bisnis yang melayani konsumen dengan kebutuhan yang beragam. Shift waktu kerja penting untuk memenuhi permintaan pelanggan. Misalnya, dalam industri ritel, shift waktu kerja yang memungkinkan toko buka di akhir pekan atau di malam hari dapat menjangkau konsumen yang memiliki jadwal kerja atau rutinitas belanja yang berbeda.
Lingkungan global
Bagi perusahaan yang beroperasi di skala global dan melayani pelanggan di berbagai zona waktu, shift ini menjadi penting untuk memastikan bahwa mereka dapat berkomunikasi dan memberikan layanan secara real-time di seluruh dunia. Pembagian waktu kerja memungkinkan perusahaan untuk memiliki kehadiran karyawan yang sesuai dengan waktu kerja di berbagai wilayah.
Jenis-jenis Jadwal Shift Kerja
Pembagian jadwal shift kerja karyawan dapat memiliki waktu yang berbeda, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki pembagian kerja yang shift yang pendek, sementara perusahaan lain mungkin memiliki shift yang lebih panjang. Berikut ini adalah beberapa jenis jadwal shift kerja yang umum digunakan:
Jadwal shift kerja tetap
Pada jadwal ini, karyawan bekerja pada waktu dan hari yang sama setiap minggunya. Contohnya adalah shift pagi (misalnya, pukul 08.00-16.00) atau shift malam (misalnya, pukul 22.00-06.00). Jenis jadwal ini memberikan kestabilan bagi karyawan karena mereka dapat mengatur kehidupan pribadi mereka dengan lebih mudah.
Jadwal shift kerja bergantian
Dalam shift bergantian, karyawan bekerja pada shift yang berbeda dalam periode tertentu. Contohnya adalah shift pagi-siang-malam, di mana karyawan bekerja bergantian pada ketiga shift tersebut secara berurutan. Shift bergantian dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka dengan memastikan adanya kehadiran karyawan di setiap shift.
Jadwal shift kerja rotasi
Pada shift rotasi, karyawan bekerja pada shift yang berbeda pada periode waktu tertentu, kemudian berpindah ke shift lain. Misalnya, shift rotasi mingguan, di mana karyawan bekerja pada shift pagi di minggu pertama, shift siang di minggu kedua, dan shift malam di minggu ketiga. Shift rotasi dapat membantu mengurangi kebosanan dan monotoni dalam pekerjaan, serta memberikan kesempatan kepada karyawan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja yang berbeda.
Jadwal shift kerja fleksibel
Sistem kerja dengan shift fleksibel memungkinkan karyawan untuk memilih jadwal kerja mereka sendiri. Namun, dengan catatan memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dan batasan yang ditetapkan. Shift fleksibel memberikan fleksibilitas bagi karyawan dalam mengatur kehidupan kerja dan pribadi mereka. Ini dapat sangat berguna bagi karyawan yang memiliki kewajiban atau tanggung jawab di luar pekerjaan.
Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja
Dalam membuat jadwal shift kerja, perusahaan juga harus mempertimbangkan aspek-aspek lain seperti batasan hukum, peraturan ketenagakerjaan, dan kebutuhan karyawan. Di beberapa negara, ada batasan jam kerja maksimum dalam satu shift atau satu minggu yang harus dipatuhi oleh perusahaan.
Membuat jadwal shift untuk kerja yang efisien dan adil dapat melibatkan penggunaan rumus matematis. Berikut adalah beberapa rumus yang dapat digunakan:
Rumus jumlah karyawan
Rumus ini membantu perusahaan untuk menghitung jumlah karyawan untuk setiap shift dengan menggunakan metode:
Jumlah Karyawan = (Total Jam Kerja / Jam Kerja per Karyawan) x Jumlah Shift
Misalnya, jika total jam kerja dalam satu shift adalah 8 jam dan setiap karyawan bekerja 40 jam dalam seminggu, dengan 2 shift yang berjalan, maka rumusnya menjadi:
Jumlah Karyawan = (8 / 40) x 2 = 0.4 x 2 = 0.8 karyawan
Dalam hal ini, perusahaan membutuhkan sekitar 0.8 karyawan. Sehingga bisa mempekerjakan satu karyawan dengan jadwal yang fleksibel atau mempekerjakan dua karyawan dengan sistem shift sebagian.
Rumus jumlah hari libur
Jumlah Hari Libur = Total Hari dalam Periode – Jumlah Hari Kerja
Rumus ini membantu perusahaan untuk menghitung jumlah hari libur yang tersedia dalam periode waktu tertentu. Oleh karena itu, perusahaan dapat memperhatikan kebutuhan karyawan dalam hal waktu istirahat dan pemulihan, serta menjaga keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi.
Rumus jumlah karyawan per shift
Jumlah Karyawan per Shift = Jumlah Karyawan / Jumlah Shift
Rumus ini membantu perusahaan untuk menghitung jumlah karyawan yang perlu ditempatkan di setiap shift. Dengan menggunakan rumus ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap shift memiliki jumlah karyawan yang cukup untuk menjalankan tugas-tugas sesuai kebutuhan..
Rumus jumlah shift per karyawan
Jumlah Shift per Karyawan = Jumlah Shift / Jumlah Karyawan
Rumus ini membantu perusahaan untuk menghitung jumlah shift yang perlu dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan menggunakan rumus ini, perusahaan dapat memastikan bahwa beban kerja yang adil dan seimbang terdistribusi di antara karyawan.
Kesimpulan
Shift kerja adalah metode yang umum digunakan oleh perusahaan untuk menjaga kelancaran operasional mereka sepanjang waktu. Oleh karena itu, perusahaan dapat memastikan layanan yang berkelanjutan, meningkatkan efisiensi, dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Pembuatan jadwal shift kerja yang efisien dan adil dapat melibatkan penggunaan rumus matematis, seperti rumus jumlah karyawan, jumlah hari libur, jumlah karyawan per shift, dan jumlah shift per karyawan.
Software EVA HRIS merupakan aplikasi administrasi yang dapat membantu dalam semua proses pembuatan jadwal shift kerja. Platform ini memiliki fitur yang dapat perusahaan gunakan untuk memperhatikan kesejahteraan dan keadilan bagi karyawan. Shift yang seimbang, memberikan waktu istirahat yang cukup, dan memperhatikan batasan hukum adalah faktor penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Oleh karena itu, segera daftar dan dapatkan demo gratis sekarang!
