Software HRIS: Pengertian, Fitur, Kelebihan, dan Implementasinya

Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, manajemen sumber daya manusia (SDM) yang efektif dan efisien menjadi kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam konteks ini, kehadiran software human resource information system (HRIS) menjadi semakin penting. HRIS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang hadir secara khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi dan juga proses terkait SDM.

Dalam era digital yang terus berkembang, HRIS telah menjadi solusi yang sangat diperlukan bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan kompleks dalam manajemen SDM. HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai aspek penting dalam pengelolaan SDM, seperti manajemen karyawan, kehadiran, penggajian, dan juga pelaporan.

Pengertian Software HRIS 

Software HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah aplikasi atau sistem perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi dan proses terkait manajemen sumber daya manusia (SDM). HRIS bertujuan untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai fungsi dan tugas terkait SDM, seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan, dan juga pelaporan.

Dalam HRIS, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola berbagai informasi penting mengenai karyawan, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, kinerja, dan absensi. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengakses data ini secara terpusat, memudahkan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan SDM. HRIS juga dapat mengotomatisasi proses-proses yang berulang, seperti perhitungan gaji, pengiriman pengumuman internal, serta manajemen cuti dan izin karyawan.

Selain itu, HRIS juga menyediakan fitur pelaporan yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan yang akurat dan real-time mengenai berbagai aspek SDM. Laporan-laporan ini dapat mencakup analisis kinerja individu maupun tim, tren pengembangan karir, kehadiran karyawan, dan indikator kunci lainnya. Data dan laporan yang dihasilkan oleh HRIS memungkinkan manajemen untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang keadaan dan kebutuhan SDM perusahaan.

Fitur-fitur pada Software HRIS 

Software HRIS (Human Resource Information System) menyediakan berbagai fitur yang membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan proses sumber daya manusia (SDM). Berikut ini adalah beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam software human resource information system:

Software HRIS untuk manajemen data karyawan

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan secara terpusat. Data yang tersimpan dapat meliputi data pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, informasi kontak, dan juga dokumen terkait.

Penggajian dan manajemen keuangan

Fitur ini hampir mirip seperti payroll software. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menghitung dan mengelola proses penggajian karyawan. HRIS dapat mengotomatisasi perhitungan gaji berdasarkan parameter yang telah ditentukan, menghasilkan slip gaji, dan juga mengelola pajak serta potongan gaji lainnya.

Manajemen absensi dan cuti

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengelola kehadiran karyawan, termasuk absensi harian, cuti, izin, dan ketidakhadiran lainnya. Software HRIS dapat mengotomatisasi proses pencatatan kehadiran dan perhitungan cuti, serta memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti melalui sistem.

Software HRIS untuk manajemen kinerja

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan. Software HRIS dapat membantu dalam pengaturan dan penjadwalan evaluasi kinerja, pemantauan tujuan karyawan, dan memberikan umpan balik serta pengembangan karyawan.

Rekrutmen dan onboarding

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari pemasangan lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, hingga proses onboarding atau orientasi karyawan baru.  HRIS dapat membantu dalam pendaftaran, penilaian, dan bahkan penyimpanan data calon karyawan.

Pelatihan dan pengembangan

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan, melacak, dan melaksanakan program pelatihan dan juga pengembangan karyawan. HRIS dapat membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mencatat riwayat pelatihan karyawan, serta memantau kemajuan dan efektivitas program pelatihan.

Software HRIS untuk pelaporan dan analisis

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan yang akurat dan real-time mengenai berbagai aspek SDM. Software HRIS dapat menghasilkan laporan karyawan, laporan penggajian, analisis kinerja, dan juga laporan statistik lainnya yang membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis.

Keamanan dan akses pengguna

Fitur ini memastikan keamanan data karyawan dan memberikan akses terbatas berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna. HRIS memungkinkan pengaturan izin akses, penggunaan kata sandi, dan juga audit trail untuk melindungi kerahasiaan dan integritas data.

Fitur-fitur ini dapat berbeda antara satu HRIS dengan yang lainnya, tergantung pada kebutuhan dan spesifikasi perusahaan. Perusahaan dapat memilih fitur-fitur yang paling relevan dan sesuai dengan kebutuhan mereka dalam mengelola SDM secara efisien dan efektif.

Apa saja Kelebihan Dalam Penggunaan Software HRIS

Software HRIS (Human Resource Information System) memiliki sejumlah kelebihan yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan, termasuk efisiensi operasional, pengelolaan data yang terpusat, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan juga peningkatan produktivitas karyawan. Berikut adalah beberapa kelebihan yang software HRIS miliki:

Efisiensi operasional

HRIS mengotomatisasi banyak tugas dan proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Hal ini mengurangi beban pekerjaan administratif, meminimalkan kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, melakukan penghitungan gaji dan manajemen absensi  secara otomatis, menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.

Pengelolaan data yang terpusat

Software HRIS memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data karyawan secara terpusat. Hal ini memudahkan akses dan pencarian data, serta menghindari duplikasi atau kehilangan informasi. Dengan memiliki basis data yang terintegrasi, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan juga  berdasarkan data yang akurat.

Peningkatan akurasi dan kualitas data

Dengan fitur validasi dan kontrol data yang terdapat dalam HRIS, perusahaan dapat memastikan bahwa data karyawan yang tersimpan adalah akurat dan up-to-date. Hal ini membantu menghindari kesalahan dan masalah yang mungkin timbul akibat informasi yang salah atau tidak lengkap.

Pelaporan yang lebih cepat dan akurat

Software HRIS dapat menghasilkan laporan secara otomatis dan real-time. Ini memungkinkan manajemen untuk mengakses informasi terkini tentang kinerja karyawan, pengeluaran SDM, atau indikator kunci lainnya. Dengan laporan yang lebih cepat dan akurat, manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih tepat waktu dan juga berdasarkan data yang valid.

Pengambilan keputusan yang lebih baik

Dengan memiliki akses ke data yang lengkap dan terintegrasi melalui HRIS, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta. Informasi yang akurat dan analisis yang mendalam membantu manajemen dalam mengidentifikasi tren, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, serta mengoptimalkan penggunaan SDM.

Peningkatan produktivitas dan kinerja karyawan

Dengan fitur manajemen kinerja dan pengembangan karyawan yang ada dalam software HRIS, perusahaan dapat memantau kinerja individu, menetapkan tujuan yang jelas, serta memberikan umpan balik yang tepat waktu. Hal ini meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Kepatuhan hukum dan pengelolaan risiko

Software HRIS dapat membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan perburuhan, aturan perpajakan, dan persyaratan hukum lainnya yang berlaku. Dengan fitur-fitur seperti perhitungan otomatis gaji dan pemantauan kehadiran, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan yang dapat berdampak pada sanksi hukum atau bahkan masalah kepatuhan.

Implementasi Software HRIS pada Perusahaan

Implementasi software HRIS pada perusahaan adalah sebuah proses yang membutuhkan perencanaan yang matang, koordinasi yang baik, dan juga komitmen dari seluruh tim terkait. Dengan implementasi yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan SDM, meningkatkan efisiensi operasional, dan juga mendapatkan manfaat jangka panjang yang signifikan. Berikut adalah beberapa langkah umum dalam melakukan proses implementasi:

Evaluasi kebutuhan

Langkah pertama adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan perusahaan dalam mengelola SDM. Identifikasi fitur dan fungsi yang paling penting dan relevan untuk perusahaan Anda. Melibatkan berbagai departemen dan pemangku kepentingan untuk memastikan pemahaman yang komprehensif terhadap kebutuhan yang ada.

Pemilihan software HRIS

Setelah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah melakukan riset dan pemilihan software HRIS atau juga bisa dengan software HRM yang sesuai. Evaluasi berbagai pilihan yang tersedia, periksa kompatibilitas dengan infrastruktur IT yang sudah ada, serta perhatikan faktor seperti kemampuan, kehandalan, keamanan, dan juga menyediakan dukungan teknis oleh penyedia software.

Software HRIS membuat perencanaan dan persiapan

Buat rencana implementasi yang terperinci dan tetapkan jadwal waktu yang realistis. Identifikasi sumber daya manusia dan finansial yang diperlukan untuk implementasi, serta perencanaan pelatihan yang dibutuhkan untuk pengguna software HRIS. Persiapkan juga data karyawan yang perlu diimpor ke dalam sistem.

Konfigurasi dan penyesuaian

Sesuaikan software HRIS sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Konfigurasi meliputi pengaturan sistem, definisi pengguna, struktur organisasi, jenis data yang akan disimpan, dan aturan penggajian. Pastikan juga integrasi yang baik dengan sistem lain yang berguna oleh perusahaan, seperti sistem keuangan atau bahkan sistem kehadiran.

Implementasi dan migrasi data

Lakukan implementasi secara bertahap atau fase demi fase, tergantung pada skala perusahaan dan kompleksitas implementasi. Migrasikan data karyawan ke dalam software HRIS dengan hati-hati dan pastikan keakuratan data yang ditransfer. Lakukan uji coba dan validasi untuk memastikan sistem berjalan sesuai harapan.

Pelatihan dan sosialisasi

Berikan pelatihan kepada pengguna yang akan menggunakan HRIS. Pastikan mereka memahami cara menggunakan sistem dengan efektif dan mendapatkan manfaat maksimal dari fitur yang disediakan. Sosialisasikan implementasi HRIS secara luas di perusahaan dan juga komunikasikan manfaat yang diharapkan.

Pengawasan dan evaluasi

Setelah implementasi, lakukan pengawasan dan evaluasi secara teratur untuk memastikan software HRIS berjalan dengan baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Perbarui sistem secara berkala sesuai dengan perubahan kebutuhan atau pembaruan teknologi.

Software HRIS membutuhkan dukungan dan pemeliharaan

Pastikan ada tim dukungan teknis yang tersedia untuk membantu pengguna dan menangani masalah yang mungkin timbul. Lakukan pemeliharaan rutin, termasuk pembaruan software dan bahkan perlindungan keamanan, guna memastikan sistem HRIS tetap berfungsi dengan baik.

Kesimpulan

Software HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah aplikasi atau sistem perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi dan juga proses terkait manajemen sumber daya manusia. Software HRIS menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan, penggajian, manajemen absensi, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan, pelaporan, dan lainnya.

Perusahaan dapat memanfaatkan software HRIS dari sistem EVA untuk mengoptimalkan pengelolaan SDM mereka. Sistem EVA merupakan solusi software HR perusahaan yang dapat sesuai dengan kebutuhan. Dengan menggunakan software HRIS dari sistem EVA, perusahaan dapat mengotomatisasi proses SDM, mengintegrasikan data karyawan, memperoleh laporan yang akurat dan real-time, serta meningkatkan efisiensi dan juga produktivitas secara keseluruhan. Oleh karena itu, segera daftar dan dapatkan demo gratis sekarang!