Saat melakukan perekrutan karyawan, divisi Human Resource (HR) akan sibuk dengan ratusan atau bahkan ribuan berkas lamaran yang masuk. Hal ini akan membutuhkan waktu lama apabila terjadi secara manual. Itu sebabnya banyak perusahaan lebih memilih menggunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk menyederhanakan proses seleksi kandidat.
ATS adalah sebuah sistem yang berguna bagi Tim Talent Acquisition. Software rekrutmen ini memungkinkan Tim HR melakukan penginputan data kriteria karyawan sekaligus dapat memindai Curriculum Vitae (CV) kandidat. Hal ini membuat proses seleksi kandidat akan lebih terukur dan efisien.
Daftar Isi
Pengertian Applicant Tracking System
Seperti yang penjelasan sebelumnya, ATS merupakan suatu software yang dapat menggantikan tugas HR dalam melakukan pemindaian CV. Sistem ini memang terancang khusus untuk tim HR ketika mencari Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan yang tepat untuk mengisi sebuah posisi di perusahaan maupun instansi.
Pada dasarnya ATS terdesain untuk membuat perencanaan dan berperan selama proses perekrutan berlangsung. Perangkat ini menjadi penting karena setiap lowongan kerja yang terbuka pasti selalu memiliki banyak peminat. Alih-alih memeriksa dokumen secara manual, ATS justru memberi kemudahan namun hasilnya tetap dapat terukur. Sebagian perusahaan juga telah mengadopsi teknologi ini.
Mengingat proses perekrutan selalu membutuhkan waktu lama hingga berbulan-bulan. Dengan software ini, HR dapat menginvestasikan waktu dan tenaga mereka untuk kebutuhan administrasi lainnya.
Fungsi Applicant Tracking System
Selama ini HR selalu menganggap proses rekrutmen sebagai hal yang rumit. Para Tim HR bukan hanya sibuk dengan membaca dokumen para kandidat tetapi juga menyeleksinya. ATS menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin mengefisiensi waktu dan tenaga mereka dalam melakukan proses seleksi karyawan. Lantas, bagaimana ATS berperan dalam proses rekrutmen? Berikut ini adalah fungsi ATS.
Menyederhanakan Proses Rekrutmen
Kehebatan perekrut akan ternilai sukses apabila kandidat yang mereka pilih merupakan SDM kompeten dan yang perusahaan butuhkan. Hal ini membuat HR menjadi lebih banyak pertimbangan agar tidak merugikan perusahaan. Namun, lamanya proses pun belum dapat menjamin keberhasilan proses rekrutmen.
Kehadiran ATS membuat proses rekrutmen lebih terencana, efektif dan efisien. Sebagai platform yang terancang khusus untuk membantu Tim HR, ATS memiliki beragam fitur yang dapat Anda gunakan. Bahkan, menjadi super platform yang menawarkan berbagai keistimewaan seperti memasang lowongan pekerjaan, pemindaian CV, penjadwalan tes rekrutmen, komunikasi dengan kandidat, dan masih banyak lagi.
Dengan fitur-fitur itu Tim HR akan dapat menghemat lebih banyak waktu karena proses rekrutmen lebih terotomatisasi. Perekrut dapat memasukkan kriteria karyawan yang Anda butuhkan sehingga perangkat akan bekerja dengan maksimal untuk menemukan SDM terbaik bagi perusahaan tanpa membutuhkan waktu lama hingga berbulan-bulan.
Mengefektifkan Pengolahan Data Pelamar Menjadi Lebih Mudah
ATS dapat merekam berbagai macam data kandidat yang masuk. Selama ini, meskipun perekrutan terjadi secara online, Tim HR masih sering melakukan penyeleksian CV dengan membaca manual satu per satu. Bukan hanya itu, hasil wawancara pun juga masih perlu evaluasi secara manual.
Selain itu, tak jarang pula, data-data selama rangkaian proses seleksi terekam secara terpisah tanpa menjadi satu kesatuan. Dengan ATS semua data tersebut dapat saling terintegrasikan satu sama lain. Sehingga Tim HR dapat melakukan pengelolaan dan pemilahan jauh lebih mudah tanpa harus mencarinya satu per satu.
Mempermudah Proses Wawancara
Proses wawancara hingga pengumuman selalu memakan waktu lama. Bahkan, dalam rangkaian wawancara dari HR ke user saja membutuhkan waktu hingga berbulan-bulan. Hal ini karena proses wawancara menjadi penentuan atau langkah terakhir untuk mengenal kandidat.
HR akan membuat pertimbangan yang matang untuk menentukan kandidat mana yang harus ia pilih. Sayangnya, tak jarang HR harus terjebak dalam penilaian subjektif sehingga alih-alih memilih karyawan sesuai kemampuan, mereka justru menilai seseorang karena relasi.
Keberadaan ATS menjawab permasalahan itu. ATS dapat memudahkan perekrut untuk memilih kandidat yang sesuai dengan standar SDM yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini akan membantu perekrut untuk memberikan penilaian yang lebih objektif.
Mempercepat Pemilihan Kandidat
Seperti pada poin-poin sebelumnya, ATS menawarkan banyak fitur yang memberikan kemudahan perekrut untuk mempercepat pemilihan kandidat. Selain mengintegrasikan semua data yang direkam selama proses seleksi, ATS juga memberikan ruang terbuka bagi semua tim rekrutmen dan users. Sehingga, mereka akan memberi lebih banyak masukan yang terarah dan terukur. Hal ini memungkinkan perusahaan memiliki karyawan baru dengan tepat dan cepat.
Menciptakan Experience Kandidat Positif Untuk Perusahaan
Penggunaan ATS tidak hanya sekadar berfungsi untuk memberikan kemudahan penilaian, tetapi juga menyaring SDM berkompeten yang perusahaan butuhkan. Pemberitahuan hal itu pun juga akan diumumkan kepada kandidat segera setelah proses seleksi berakhir. Hal itu akan membuat kandidat memberikan feedback positif.
Selama ini, kandidat seringkali merasa kapok atau khawatir karena nasib mereka selama proses seleksi menjadi tidak jelas. Mereka tidak mendapatkan penolakan maupun pemberitahuan diterima. Sehingga, kandidat merasa waktu mereka habis untuk menunggu.
Dengan adanya ATS, kandidat akan merasa bahwa perusahaan memberikan kepastian. Sekalipun mendapatkan pengumuman gagal seleksi, kandidat akan merasa tetap dihargai oleh perusahaan. Hal ini dapat memberikan ulasan baik yang menguntungkan perusahaan.
Bagaimana Cara Kerja Applicant Tracking System?
Kita telah banyak mengulas fungsi dari ATS. Lantas, bagaimana cara kerja ATS ini? Bagaimana perangkat lunak ini dapat bekerja untuk mempermudah Tim HR dalam melakukan tugasnya untuk menyeleksi kandidat karyawan?
Secara garis besarnya, ATS memiliki tugas utama untuk menyeleksi kandidat yang tidak memenuhi syarat. Proses ini dibantu dengan fitur-fitur yang ada pada ATS. Sehingga, ATS lebih cenderung menyingkirkan daripada memilih pelamar yang memiliki kemampuan hebat.
Dalam prosesnya, perekrut harus terlebih dahulu memasukkan data-data yang berkaitan dengan kriteria karyawan yang diinginkan. Data ini nantinya akan dipakai oleh sistem sebagai bahan acuan atau standar yang digunakan untuk mengeliminasi para pelamar.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika ATS ini diterapkan untuk membantu proses seleksi. Dimana, ATS tidak dapat membaca semua jenis file termasuk pdf, tidak dapat mengenali footer dan header, serta merujuk pada kata kunci. Misalnya, perekrut menyebutkan kata kunci tertentu sebagai standar pemilihan karyawan namun pelamar tidak menyematkan kata kunci tersebut pada berkas yang mereka kirimkan, maka pelamar akan tereliminasi.
Hal itu pula yang menjadi kelemahan. Mengingat pelamar hebat justru dapat tersingkir hanya karena berkas mereka tidak berisi informasi yang diharapkan oleh perangkat ATS. Sehingga file resume yang paling aman adalah berbentuk polos, bersih, dan jelas. Seringkali CV kreatif justru tidak terbaca oleh ATS walaupun sebenarnya memenuhi kualifikasi.
Manfaat Applicant Tracking System untuk Rekruter
terlepas dari cara kerja ATS yang mungkin dapat menjadi kelemahan, namun nyatanya ATS masih menjadi pilihan sebagai teknologi tepat guna untuk membantu proses seleksi. Kemudahan dan kecepatan yang ditawarkan menjadi bahan pertimbangan dominan bagi perusahaan untuk tetap memilih ATS.
Mengingat, Tim HR tentu memiliki lebih banyak tugas yang harus dikerjakan untuk memaksimalkan potensi dan SDM perusahaan. Sehingga, mereka tidak mencurahkan semua waktu, tenaga, dan pikiran hanya untuk satu pekerjaan saja yaitu memilih karyawan. Tentu hal itu akan jauh lebih efektif untuk meningkatkan produktivitas.
Kesimpulan
ATS menawarkan berbagai fitur yang dapat terakses dan membantu Tim HR untuk melakukan seleksi karyawan baru. Kemudahan ini memungkinkan perusahaan lebih banyak menghemat waktu dan meringankan beban kerja dari proses panjang rekrutmen. Selain menguntungkan perusahaan, para kandidat juga dapat merasakan pengalam positif penggunaan ATS. Pelamar tidak perlu lagi menunggu waktu berbulan-bulan atau merasa ‘di ghosting’ oleh perusahaan.
Penggunaan software rekrutmen mampu mengotomatiskan seluruh alur dari perekrutan karyawan menjadi lebih otomatis. Penggunaan aplikasi perekrutan karyawan mampu mengefisiensikan seluruh alur dan proses perekrutan karyawan. HR dapat menyortir seluruh kandidat menggunakan fitur auto filter pada halaman dasboard software rekrutmen.
