Human Resource Information System (HRIS) merupakan sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) yang dapat merekam data karyawan, membuat laporan komprehensif dan melakukan manajemen lainnya yang berkaitan dengan kinerja Human Resource Development (HRD) secara komputasi. HR system menawarkan sejumlah kemudahan yang memberikan opsi bagi perusahaan untuk menggunakannya. Tujuannya untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kinerja di dalam perusahaan. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas.
Selama ini, HRD menjadi divisi paling sibuk jika berkaitan dengan Manajemen SDM. Apalagi, semakin besar perusahaan, maka semakin banyak pula karyawan di dalamnya. Karyawan menjadi modal utama dalam perkembangan dan kemajuan sebuah perusahaan. Sehingga, HRD harus dapat menangani tingkat SDM yang ada di dalam sebuah instansi.
Tak jarang pula, banyak kasus kecurangan antar karyawan yang lolos dari sorotan HRD. Hal ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan bahkan dapat pula menghancurkan kredibilitas. Lebih jauh, HR system meminimalisir hal itu karena memungkinkan pengguna melakukan pelacakan data secara real time dimanapun dan kapanpun. Sehingga pimpinan dalam segera mengambil tindakan apabila menemukan masalah. Penggunaan software HRM tentu dapat mengoptimalkan seluruh proses manajemen rekrutmen secara optimal.
Daftar Isi
Manfaat HRIS System
HRIS telah membantu meringankan tugas HRD. Meskipun secara komputasi, namun hasilnya tetap terarah dan terukur. Sebagai database perusahaan, HRIS memiliki banyak manfaat. Berikut ini adalah manfaat dari HRIS yang dapat dijadikan sebagai alasan mengapa perusahaan harus mengimplementasikan HRIS.
HR Sysrem Mengurangi Human Error
HRIS memungkinkan perusahaan mengurangi kesalahan yang diakibatkan oleh manusia atau human error. Mengingat, HRIS dapat merekapitulasi data secara otomatis dan terintegrasi antar divisi membuat akurasi data menjadi lebih baik daripada ketika dilakukan secara manual.
Misalnya, ketika melakukan rekapitulasi data absensi karyawan secara manual. Tim HRD akan membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Jika mereka lelah, maka proses mencatat yang mereka lakukan dapat mengalami kekeliruan.
Di zaman serba modern ini, semua orang sepakat bahwa teknologi melengkapi keterbatasan manusia. Teknologi memiliki kemampuan untuk bekerja lebih lama dibandingkan manusia. Sehingga, perusahaan dapat menerapkan HRIS untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.
HR System Mempersingkat Pekerjaan HR
HRIS memiliki banyak fitur yang berfungsi untuk mengatur manajemen perusahaan secara otomatis. Ini membuat HR dapat menghemat waktu, tenaga di pikiran mereka. HRD tidak perlu lagi menghabiskan waktu seharian hanya untuk merekapitulasi data absensi menjelang waktu gajian. Mereka juga tidak perlu membuat pimpinan menunggu laporan ketika akan melakukan evaluasi karyawan. Karena, dengan HRIS, HR dapat memproses laporan rekapitulasi hanya dalam hitungan jam.
Memusatkan, Mengamankan, dan Mengakses Data dengan Mudah
Seperti yang dikatakan sebelumnya, HRIS merupakan software yang mengotomasi proses input data dan menggunakannya dalam satu sistem. Biasanya, data-data tersebut akan terpusat dalam satu sistem komputasi yang disebut Cloud
Hal ini membuat perusahaan atau Tim HR dapat melakukan akses data dimanapun dan kapanpun, tetapi tidak oleh siapapun. Mengingat pengembang HRIS memastikan tingkat keamanannya karena menyangkut data pribadi karyawan maupun laporan perusahaan. Sehingga, data menjadi terintegrasi dengan aman.
HR System Optimalkan Pengambilan Keputusan
HRIS memberikan banyak kemudahan termasuk dalam hal efisiensi dan efektivitas kinerja. Hal ini memiliki dampak positif bagi perusahaan untuk mengambil keputusan dengan tepat dan cepat berdasarkan data real time. Pimpinan tidak perlu membiarkan masalah secara berlarut-larut seperti saat manajemen masih dilakukan manual. Pasalnya, ketika proses manual, Tim HRD membutuhkan waktu untuk menyelesaikan laporan tersebut.
Menghemat Biaya Operasional Perusahaan
Alih-alih membayar banyak tenaga HRD untuk mengelola data, perusahaan dapat mengandalkan software HRIS. Perusahaan hanya perlu membeli software HRIS yang harganya mungkin jauh lebih murah daripada membayar gaji bulanan HRD. Selain itu, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan uang untuk membeli kertas, pulpen, dan sebagainya seperti saat melakukan rekapitulasi secara manual.
Memberikan Feedback Positif
HRIS bukan hanya memberi dampak positif bagi perusahaan tetapi juga untuk karyawan. Software ini mampu menampilkan data secara transparan. Sehingga tidak ada lagi miskomunikasi antara karyawan dengan personalia, terutama dalam hal payroll. Karyawan akan lebih semangat bekerja dan memberikan perusahaan timbal balik positif berupa produktivitas kinerja.
Modul-Modul HR System
Software HR memiliki berbagai modul untuk mengoptimalkan fungsinya dalam memantau dan menganalisis mengenai hal-hal penting untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berikut ini adalah modul-modul yang sebaiknya ada pada HRIS.
Rincian Data Karyawan
Saat melakukan rekrutmen biasanya perusahaan juga melibatkan HRIS di dalamnya untuk merekam rincian data para kandidat. Hal yang sama juga berlaku untuk karyawan lama. Dimana, HR system akan menyimpan data karyawan.
Deskripsi Tugas Setiap Karyawan
Dalam sebuah perusahaan sangat wajar untuk memiliki beragam divisi, mulai dari marketing, keuangan HRD, dan sebagainya. Divisi satu dengan divisi lain akan memiliki tugas berbeda. Dalam satu divisi pun juga tugas antar karyawan sangat beragam sesuai dengan tugas pokok dan porsi bagiannya.
Untuk itu, HRIS dapat menampilkan informasi mengenai tugas setiap karyawan. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat melakukan ketelusuran lebih baik ketika terjadi masalah. Selain itu, modul ini memiloki fungsi agar tidak ada tumpang tindih tugas antar karyawan.
Database Kemampuan atau Skill
Sangat penting bagi perusahaan mengetahui kemampuan para karyawannya. Tim HRD dapat mengevaluasi kinerja masing-masing karyawan dan memastikan para karyawan berada di posisi yang tepat sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki.
Daftar Kehadiran dan Work Log
Presensi menjadi hal wajib yang harus ada ketika bicara tentang sistem manajemen. HRIS harus memuat informasi mengenai kehadiran dan aktivitas pekerja setiap harinya. Perusahaan memerlukan data tersebut untuk melakukan evaluasi dan juga payroll.
Daftar gaji (payroll)
Selain daftar karyawan, data presensi dan sebagainya, software HRIS juga harus memuat modul mengenai daftar gaji. Seperti yang telah disebutkan, dimana perusahaan memiliki lebih dari satu divisi. Hal itu juga berlaku pada sistem payroll. Setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan jabatan, divisi, dan juga daftar presensi. Sehingga memungkinkan gaji antar karyawan berbeda satu sama lainnya dan perusahaan tidak bisa memukul rata.
Terintegrasi dengan Divisi lain
Tim HRD merupakan divisi yang harus mengintegrasikan dirinya dengan divisi lain, misal keuangan. Mengingat ketika proses gajian, divisi keuangan juga melibatkan dirinya untuk membantu tugas Tim HRD dalam hal memberi dana. Hal ini juga terjadi dengan divisi-divisi lain yang memiliki hubungan satu sama lain. Sehingga HRIS juga harus berisi mengenai modul yang terintegrasi ke divisi lain.
Mengapa HRIS System Penting untuk Perusahaan
HRIS membantu perusahaan untuk melacak berbagai informasi karyawan seperti data pribadi, divisi, deskripsi pekerjaan, presensi, dan sebagainya. Ini dapat meringankan kinerja HRD karena HRIS akan mengelola data secara otomatis. Perusahaan dapat mrmprrtimbangkan berbagai manfaat sebagai alasan mengapa HRIS sangat penting bagi perusahaan.
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Memilih HRIS System
Dalam memilih HR system, perusahaan harus memperhatikan banyak hal. Karena HRIS menyangkut data-data pribadi seseorang sekaligus membantu perusahaan untuk mengembangkan usaha atau bisnisnya melalui SDM yang kompeten. Sehingga, perusahaan tidak boleh asal pilih HRIS. Hal-hal yang harus diperhatikan diantaranya:
- Memastikan keamanan data
- Memeriksa kelengkapan fitur
- Memastikan kustomisasi dan integritas data
- Memastikan akurasi sistem
- Mempertimbangkan kebutuhan perusahaan
Kesimpulan
Memilih HRIS system yang tepat memang bukan perkara mudah. Perusahaan perlu mempertimbangkan banyak hal untuk memiliki HRIS system yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Karena pada dasarnya HRIS adalah alat untuk mengembangkan perusahaan dan meningkatkan kinerja karyawan melalui bantuan teknologi. Apabila salah pilih teknologi, maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan mereka
