6 Manfaat Utama Sistem Absensi untuk Maksimalkan Kinerja Karyawan

Aplikasi sistem absensi merupakan sebuah fitur yang dapat mencatat hadir atau tidaknya seorang karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang berlaku. Sebagian  perusahaan saat ini sudah menggunakan sistem absensi digital atau daring dan meninggalkan metode absensi manual seperti tanda tangan dalam buku manual. Hal ini membuat data presensi jauh lebih cepat dan sistematis.

Absensi secara manual mengharuskan karyawan mengisi berbagai informasi mengenai waktu kedatangan dan waktu pulang sendiri tanpa bantuan sistem. Akhirnya, hasil ini bisa tidak akurat. Bagi karyawan nakal akan sangat mudah untuk memanipulasi hal tersebut. Sementara, bagi Human Resource Development (HRD) hal itu membutuhkan waktu yang lama. Belum lagi jika daftar kehadiran manual itu menggunakan kertas atau buku berbeda setiap harinya. Ini tentu menyulitkan HRD dalam melakukan rekapitulasi.

Dalam sistem absensi digital, biasanya mereka merekam secara otomatis tanpa memakan waktu lama. dengan menggunakan aplikasi absensi online, akan menampilkan data kehadiran yang terdiri dari nama atau kode karyawan, waktu datang, waktu pulang, dan izin atau cuti. Data-data ini nantinya membantu bagian HRD dalam melakukan rekapitulasi absensi. Berikut ini adalah manfaat dari sistem absensi.

Pantau dan Analisis Kinerja Karyawan Lewat Satu Sistem Absensi

Sistem absensi mempermudah HRD untuk memantau dan menganalisis kinerja karyawan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, sistem ini mencatat daftar kehadiran secara digital sehingga mereka merekam absensi melalui satu pintu. Artinya, sistem akan menyimpan data dalam satu dokumen yang sama. 

HRD cukup membuka cloud untuk memantau dan menganalisa semua karyawan perusahaan. Sistem absensi akan menampilkan data yang dibutuhkan HRD dengan cepat dan tepat. Selain itu, aplikasi ini juga dapat membuat tampilan data menjadi bentuk excel atau sejenisnya sehingga HRD dapat melakukan penilaian karyawan dengan lebih mudah. 

Misalnya, mengetahui karyawan mana yang suka telat atau bolos. Dan juga mengetahui karyawan mana yang memiliki top score datang lebih awal. Semua ini dapat menjadi bahan bagi HRD untuk mengevaluasi karyawan dengan hanya membuka satu sistem.

Bayangkan, jika proses absensi masih secara manual. HRD harus mengumpulkan dulu semua dokumen lalu merekapitulasinya. Belum lagi jika ada dokumen yang hilang, rusak, atau berserakan. Ini akan memakan waktu lama hanya untuk membuat laporan sebagai bahan penilaian. HRD juga tidak dapat memantau kinerja karyawan secara real-time dimanapun dan kapanpun.

Kemudahan untuk Alokasi Biaya Projek 

Sistem absensi menawarkan pula kemudahan untuk alokasi biaya projek. Perusahaan hanya perlu menganggarkan untuk satu kebutuhan yaitu maintenance aplikasi sistem absensi. Seperti yang telah dikatakan bahwa sistem ini tidak memerlukan ruang penyimpanan cadangan. Aplikasi ini hanya menggunakan Cloud untuk menyimpan data dan itupun sudah cukup untuk mengamankan database. 

Berbeda dengan absensi secara manual yang memerlukan berbagai alokasi anggaran seperti untuk membeli map dokumen, pulpen, kertas, dan sebagainya. Dengan sistem ini, bukan hanya memudahkan pekerjaan HRD tetapi juga mempermudah pekerjaan bagian keuangan. 

Pengelolaan Gaji dan Bonus Lebih Mudah 

Salah satu tujuan melakukan absensi adalah agar HRD juga dapat melakukan sistem payroll dengan tepat. Perusahaan selalu memiliki kebijakan tertentu untuk mengatur hal ini. Secara umum perusahaan memiliki uang lembur, denda keterlambatan, dan potong gaji untuk yang izin. Hal itu mengakibatkan antar karyawan di posisi dan jabatan sama belum tentu mendapatkan gaji yang sama. Sehingga, HRD harus melakukan rekapitulasi mengingat gaji biasanya dibayarkan per bulan atau per minggu.

Dengan sistem absensi, HRD dapat mengelola distribusi gaji dengan mudah karena semuanya berbasis digital. HRD cukup memasukkan data yang diperlukan seperti jumlah gaji pokok, denda keterlambatan, uang lembur, dan tunjangan atau potongan lainnya. Sistem absensi akan menghasilkan data secara akurat sehingga meminimalisir terjadinya human error atau kekeliruan.

Seringkali mendekati tanggal gajian, HRD justru kalang-kabut mengerjakan laporan. Membuat laporan dengan tergesa-gesa hanya meningkatkan resiko terjadinya human error. Akhirnya, terjadi kekeliruan yang dapat menimbulkan konflik antara pegawai dengan perusahaan. Mengingat gaji selalu menjadi hal paling krusial di dalam perusahaan.

Manajemen Penjadwalan Otomatis Sistem Absensi

Banyak perusahaan yang menerapkan sistem shifting. Biasanya pabrik menggunakan metode ini karena produktivitas terjadi selama 24 jam non stop untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Penjadwalan menjadi pekerjaan yang paling rumit karena HRD harus memastikan semua skema berjalan adil dan baik. Belum lagi jika ada pertukaran jadwal kerja pun yang sering membuat pusing HRD saat absensi masih manual. 

Dengan menggunakan sistem absensi, HRD dapat mengatur kapan karyawan masuk secara otomatis sehingga lebih cepat,  tetapi tetap terukur dan terarah. Sistem aplikasi ini juga dapat membantu rekapitulasi dengan mudah.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengatur jadwal otomatis lainnya seperti hari libur, tanggal gajian, perjalanan dinas, dan sebagainya. Hal ini memungkinkan HRD dapat melacak jam kerja baik harian, mingguan, bahkan bulanan. Sistem absensi pada akhirnya  memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola catatan kehadiran karyawan.

Baca Juga: Pentingnya Rekap Absen Pegawai Bulanan Beserta Contohnya

Absensi dengan Sistem Integrasi Biometrik 

Dengan berkembangnya teknologi, perusahaan tidak lagi menerapkan absen analog atau manual. Saat ini, aplikasi absensi sudah bisa mengintegrasikan sistemnya dengan sistem integrasi biometrik. Biometrik memang menjadi andalan dalam merekam kehadiran karyawan.

Sistem biometrik merupakan proses otentikasi atau identifikasi berdasarkan karakteristik unik seseorang, misalnya kornea, wajah, atau sidik jari. Oleh karena itu, absensi yang menggunakan sistem ini akan menolak manipulasi dan tingkat keamanannya pun tinggi. Dengan kata lain, karyawan tidak dapat menitip absen untuk mengelabui HRD. 

Laporan Komprehensif Karyawan

Banyaknya fitur sistem absensi yang memastikan tingkat keamanan dan akurasi data membuat laporan yang dihasilkan pun lebih komprehensif. Artinya, laporan rekapitulasi akan lebih mendetail. HRD dapat menggunakan data ini untuk mengawasi, menilai kinerja, evaluasi, dan mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Misalnya, untuk menaikkan gaji atau jabatan, atau bahkan untuk memecat karyawan tidak kompeten.

EVA HR Solusi Manajemen Karyawan Terbaik 

Banyak perusahaan pengembang software yang menawarkan solusi terbaik untuk manajemen karyawan. EVA HR menjadi pilihan. Sistem dalam EVA HR menawarkan berbagai kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola data karyawannya. 

Fitur terbaiknya adalah menyediakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, perusahaan dapat mengkonfigurasinya berdasarkan jenis, struktur, dan tujuan dari perusahaan. Selain itu, tidak ada biaya tambahan yang seringkali membuat perusahaan boncos ketika akan menerapkan sistem baru.

Kesimpulan

Pada akhirnya, manajemen sumber daya manusia menjadi hal yang sangat krusial di dalam perusahaan. Karyawan merupakan modal utama dan investasi terbaik untuk mengembangkan perusahaan. Semakin kompeten sumber daya manusia (SDM) di dalamnya, maka semakin besar pula kesempatan perusahaan untuk sukses.

Itu sebabnya perusahaan juga harus memiliki sistem yang mampu meningkatkan kinerja, merekam data secara real-time, efisien dan efektif. EVA HR Management hadir dengan fitur sistem absensi online yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola absensi karyawan.