Aplikasi cuti online memberi kemudahan bagi karyawan untuk mengajukan cuti dengan berbasis web. Selama ini, prosedur yang rumit membuat karyawan merasa bahwa mengajukan cuti adalah proses melelahkan. Sebagian karyawan bahkan menganggap mengajukan cuti adalah hal yang paling sulit untuk dilakukan.
Sebenarnya, hak cuti karyawan dalam Undang Undang Dasar Republik Indonesia no 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan atau UU Ketenagakerjaan. Namun, perusahaan memiliki aturan sendiri untuk prosedur pengajuan cuti. Mengingat cuti karyawan dapat mempengaruhi kapasitas produktivitas perusahaan karena sumber daya manusia (SDM) menjadi berkurang. Oleh karena itu, perusahaan lebih berhati-hati dalam memberikan cuti agar tidak mempengaruhi bisnis perusahaan.
Dengan berkembangnya zaman, perusahaan tidak perlu lagi merasa khawatir untuk memberikan hak cuti dan karyawan tidak perlu merasa ragu untuk mengajukan cuti. Pasalnya, adanya aplikasi cuti membuat Human Resource Development (HRD) dapat melakukan monitoring terkait hal itu.
Daftar Isi
Apa itu Aplikasi Cuti Online?
Seperti yang telah dijelaskan, aplikasi online pada dasarnya merupakan sistem yang dapat memfasilitasi karyawan untuk mengajukan cuti secara daring. Sehingga, proses pengajuan dapat dilakukan di mana saja dan kapanpun.
Dalam aplikasi cuti ini, sistem telah menyediakan formulir. Karyawan cukup mengisi formulir tersebut. Biasanya, informasi itu mencangkup, data diri, alasan cuti, dan durasi cuti. Selanjutnya setelah mengunggah data-data tersebut, HRD akan meninjau formulir pengajuan tersebut. Proses ini akan mengefisiensi dan memberikan efektivitas yang lebih baik daripada prosedur cuti manual.
Apabila melakukan prosedur cuti manual, karyawan harus membuat surat sendiri dan menemui HRD melakukan peninjauan secara langsung. Bisa dibayangkan, jika HRD sedang memiliki banyak tugas, maka akan sangat sulit bagi karyawan untuk menemui mereka. Akhirnya butuh waktu lama hingga pengajuan cuti disetujui.
Adanya aplikasi ini adalah untuk memotong rantai panjang tersebut. HRD dapat langsung meninjaunya tanpa harus bertemu tatap muka dengan karyawan yang mengajukan cuti. Hal ini membuat pengambilan keputusan menjadi lebih cepat.
Manfaat Aplikasi Cuti Online
Aplikasi cuti online dapat menjadi solusi bagi perusahaan untuk memberikan kemudahan pengajuan cuti bagi karyawan. Hal itu akan memiliki dampak positif untuk karyawan menjadi lebih semangat sehingga produktivitas pun akan meningkat. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari aplikasi cuti.
Proses instan, mudah, dan cepat
Aplikasi cuti online memberikan solusi yang mudah, praktis, dan cepat. Karyawan cukup mengisi formulir yang ada di aplikasi di manapun dan kapanpun. Mereka hanya perlu memasukkan informasi yang dibutuhkan, seperti nama, divisi atau jabatan, tanggal cuti, alasan, dan sebagainya.
Selanjutnya, tanpa harus bertemu dengan HRD, pihak HRD akan menerima notifikasi berupa pengajuan cuti dari karyawan. HRD dapat meninjau permohonan cuti dengan mudah. Sama halnya saat karyawan mengirim permohonan cuti, HRD dapat memeriksanya di mana saja.
Proses itu akan membutuhkan waktu lebih cepat daripada karyawan yang melakukan permohonan cuti manual. Pengajuan cuti menjadi lebih instan dan mudah. Karena baik karyawan maupun HRD hanya perlu terhubung dengan internet.
Aplikasi cuti online dengan sistem integrasi kalender
Aplikasi cuti juga memudahkan pengguna karena memiliki sistem integrasi kalender. Hal ini memudahkan HRD untuk melacak siapa saja yang mengajukan cuti di hari yang sama. Selain itu, integrasi untuk memberikan informasi mengenai aktivitas kerja di dalam perusahaan kepada HRD.
Biasanya, beberapa perusahaan memiliki sistem kerja shifting. Perusahan seperti itu akan menukar shift dengan karyawan lain yang seharusnya tidak bertugas. Dengan adanya sistem integrasi, HRD akan membantu HRD memutuskan menerima, menolak ajuan cuti, atau mencari pengganti karyawan shift.
Sistem yang otomatis dan mudah koordinasi
Perangkat lunak ini membantu koordinasi HRD untuk saling komunikasi dengan karyawan di divisi lain serta pimpinan. Hal ini karena Karyawan dapat memasukkan ajuan cuti secara otomatis. Sehingga, mempermudah HRD untuk melacak, mengawasi, meninjau, serta meneruskan proses cuti ke pimpinan perusahaan secara otomatis.
Hal-hal seperti miskomunikasi, proses rumit dan panjang, membutuhkan waktu yang lama juga menjadi hilang. Aplikasi cuti online dapat memberikan kenyamanan bagi karyawan. Sehingga, mereka dapat bekerja dengan lebih semangat dan produktif.
Manajemen data akurat dan aman
Selain manfaat bagi karyawan yang semakin mudah dalam mengajukan cuti, HRD juga semakin mudah dalam melakukan manajemen data. Karena, sistem membantu meningkatkan akurasi dan keamanan. HRD tidak perlu lagi khawatir ada dokumen hilang, rusak, atau terselip bersama tumpukan berkas lainnya.
Fitur-fitur Aplikasi Cuti Online
Banyaknya manfaat di atas karena aplikasi cuti online memiliki fitur-fitur yang mengoptimalkan fungsi sistem. Sebenarnya tiap aplikasi akan memiliki fitur berbeda. Namun, fitur-fitur di bawah ini biasanya ada di dalam aplikasi cuti online.
Manajemen kehadiran karyawan
Fitur manajemen kehadiran karyawan ini memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan aplikasi dengan sistem absensi. HRD dapat mengetahui jumlah kehadiran karyawan secara real-time. Dimana, fitur ini memuat informasi kehadiran dan ketidakhadiran karyawan yang menjadi poin penting untuk evaluasi kinerja oleh HRD.
Seringkali perusahaan mendapati kasus karyawan yang sering absen atau bahkan izin dengan alasan tidak jelas. Hal itu bisa menjadi bahan HRD untuk menilai kinerja karyawan. Bahkan lebih lanjut, mengambil keputusan untuk memberhentikan karyawan yang sering mangkir.
Leaves manegement
Aplikasi cuti online pasti akan memiliki fitur leaves management. Fitur ini memberikan informasi mengenai hari libur atau hari saat karyawan mengajukan cuti. Dengan sistem seperti ini, HRD dapat mengelola cuti atau libur karyawan dengan mudah dan sistematis.
Fitur ini membuat karyawan juga mudah dalam mengajukan cuti karena cukup dengan mengisi formulir. Selanjutnya, HRD akan lebih cepat menyetujui apabila ajuan cuti sesuai dengan syarat perusahaan dan proses akan lebih cepat.
Employee database
Aplikasi cuti online akan selalu merekam data karyawan. Mulai dari daftar hadir hingga ketidakhadiran. Semua data itu akan disimpan dalam sistem. Maka dari itu, aplikasi memerlukan fitur yang dapat menjaga semua data agar tetap aman. Dalam mengoptimalkan tugas itu, aplikasi cuti memiliki fitur employee database.
Fitur ini akan menjadikan aplikasi cuti online sebagai perangkat lunak yang juga menyimpan data secara aman dan detail. Perusahaan dapat menggunakan database ini sesuai dengan kebutuhan mereka. Tentunya dengan memberikan akses hanya pada pihak-pihak yang memiliki wewenang seperti pimpinan atau bagian personalia.
Expenses management
Expense management merupakan fitur yang memiliki fungsi untuk mengatur, memproses, membayar, atau mengaudit pengeluaran perusahaan. Pada aplikasi cuti online ini, fitur ini memiliki fungsi untuk mengatur anggaran perusahan yang berkaitan dengan gaji karyawan.
Perusahaan selalu memiliki regulasi sendiri mengenai gaji. Biasanya, perusahaan menerapkan sistem potong gaji bagi karyawan yang tidak hadir. Dengan expense management, HRD dapat mengelola data-data tersebut dengan mudah serta meminimalisir kesalahan akibat human error.
Terintegrasi payroll management
Seperti penjelasan sebelumnya, daftar hadir dan cuti akan mempengaruhi gaji karyawan. Hal ini sangat wajar. Namun, apabila masih dilakukan secara manual maka prosesnya menjadi lebih rumit dan panjang. Mengingat, setiap divisi dan jabatan akan memiliki gaji yang berbeda satu sama lain.
Aplikasi cuti online akan mengintegrasikan sistemnya dengan payrolll management. Sehingga sistem akan melakukan perhitungan gaji dengan cepat secara otomatis. HRD cukup memasukkan data yang diperlukan oleh sistem.
Bagaimana Aplikasi Cuti Online Bekerja?
Perusahaan wajib memberikan karyawan jatah cuti dalam kurun waktu tertentu. Aplikasi cuti online memberikan kemudahan untuk karyawan mendapatkan hak cuti. Lantas bagaimana aplikasi cuti online bekerja?
Karyawan hanya perlu mengisi formulir secara digital. Biasanya informasi tersebut meliputi data diri, jabatan atau divisi, tanggal cuti, dan alasan cuti. Selanjutnya, sistem akan merekam data yang dimasukkan oleh karyawan.
Secara real-time, aplikasi juga akan memberikan notifikasi kepada HRD untuk segera meninjau permohonan cuti. HRD hanya perlu memastikan apakah permohonan tersebut sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau belum. Apabila sudah, maka permintaan akan diterima dan aplikasi akan memberikan notifikasi pada saat itu juga. Namun, jika tidak, maka sistem akan memberitahukan karyawan secara real time pula.
Kesimpulan
Perusahaan akan sangat memerlukan aplikasi cuti online sebagai solusi proses panjang dan manajemen rumit saat karyawan mengajukan cuti. Mengingat, aplikasi cuti online dapat membantu HRD mengecek sekaligus mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
Namun, perusahaan harus memilih aplikasi yang tepat agar tidak terjadi inefisiensi anggaran. Software dari EVA HR Management dapat menjadi pilihan terbaik. Karena, aplikasi ini memuat semua kebutuhan HRD untuk melakukan manajemen sumber daya manusia (SDM), termasuk cuti online.
