Di zaman serba teknologi, aplikasi attendance management menjadi solusi yang memberi kemudahan bagi Human Resource Department (HRD) untuk mengelola kegiatan karyawan. Aplikasi attendance management merupakan perangkat lunak yang dapat merekam, menyimpan, dan mengelola daftar kehadiran karyawan.
Biasanya, aplikasi absensi online akan terintegrasi dengan sistem absensi biometrik dan juga sistem lainnya seperti aplikasi gaji karyawan yang mengatur pengeluaran perusahaan. Sistem yang terpusat secara otomatis akan membuat kegiatan karyawan menjadi lebih optimal dan efisien.
Selama ini, HRD memiliki banyak dokumen administrasi yang menumpuk. Pengelolaan data yang manual membuat HRD menyelesaikan pekerjaannya dengan waktu yang lama. Belum lagi ketika menghadapi masalah yang berkaitan human error. Berikut ini adalah alasan terbaik mengapa perusahaan harus mengimplementasikan aplikasi attendance management.
Daftar Isi
1. Aplikasi Attendance Management Membantu Update Data Secara Otomatis
HRD memerlukan data kehadiran karyawan yang selalu update setiap harinya secara real-time. Data tersebut akan menjadi database untuk HRD. HRD dapat menggunakannya untuk mengambil keputusan seperti mutasi karyawan, menerima karyawan baru, meningkatkan SDM, atau bahkan menghentikan karyawan.
Perusahaan hanya dapat mengambil keputusan cepat dan tepat apabila berbasis data. Namun, data ini juga harus akurat dan real-time. Apabila, perusahaan masih mengelola data secara manual maka membutuhkan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan.
2. Terintegrasi Kalender
Mengintegrasikan sistem dengan kalender dapat memudahkan HRD untuk mengatur kegiatan karyawan. Terutama, bagi perusahaan yang menerapkan sistem shifting. Sekaligus, HRD dapat mengoptimalkan produktivitas meskipun ada karyawan yang cuti atau izin.
Selain itu, membuat perencanaan jadwal akan memberikan dampak positif bagi perusahaan. Aktivitas kegiatan karyawan dapat menjadi lebih terukur dan terarah. Hal ini akan memudahkan HRD untuk meningkatkan kinerja para karyawan.
Aplikasi attendance management yang terintegrasi dengan kalender juga dapat membantu HRD dalam proses rekrutmen karyawan. Misalnya untuk mengatur jadwal tes atau interview. Oleh karena itu, tidak ada bentrok jadwal dengan kegiatan lain yang bisa merugikan perusahaan.
3. Manajemen Evaluasi KPI
Manajemen evaluasi KPI menjadi sangat penting bagi perusahaan. KPI sendiri memiliki fungsi untuk mengukur kerja karyawan sekaligus menjadi tolak ukur kemampuan perusahaan. HRD melakukan evaluasi KPI dengan berbagai cara salah satunya adalah melihat daftar kehadiran.
Aplikasi ini mencatat kehadiran karyawan yang mencakup data diri, jam masuk, jam pulang, hadir atau tidak hadir. Dengan begitu HRD dapat memantau para karyawan dengan akurat. Apabila perusahaan masih melakukan absensi dengan manual, maka tidak menutup kemungkinan adanya manipulasi. Selain itu, absensi manual memiliki resiko kerusakan data atau data hilang yang tinggi. Dengan aplikasi attendance management, HRD dapat menilai karyawan dengan tepat.
4. Proses Secara Real-Time
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, perusahan membutuhkan data akurat yang real-time. Mengingat, masih banyak karyawan yang melakukan manipulasi terhadap jadwal kerja terutama waktu kehadiran. Manipulasi data dapat mengakibatkan penilaian HRD menjadi bias dan tidak akurat.
Dengan adanya aplikasi attendance management, maka perusahaan dapat mengawasi karyawan dan memeriksa data secara real-time dan dimanapun. Bahkan, sekalipun jarak jauh, perusahaan tetap bisa melakukan monitoring. Selain itu, kebiasaan buruk karyawan yang merugikan perusahaan dapat dihilangkan.
5. Aplikasi Attendance Management Memonitor Kinerja Karyawan
Memonitor kinerja karyawan menjadi alasan mengapa aplikasi attendance management harus ada. HRD selalu sibuk dengan banyaknya dokumen yang menumpuk. Mulai dari administrasi pajak Pph 21, sistem payroll, dan masih banyak lagi. Hal ini mengakibatkan mereka sulit mengawasi kinerja karyawan. Akhirnya, banyak kegiatan karyawan yang hilang kendali hingga mengakibatkan kerugian.
Mengatasi hal itu, aplikasi attendance management dapat menjadi solusi terbaik. Pasalnya, aplikasi ini memiliki banyak fitur yang menyederhanakan proses rekapitulasi dan manajemen data hadir. Dengan begitu, HRD dapat dengan mudah melakukan pengawasan kinerja karyawan melalui data terpusat dan real-time.
6. Bersifat Fleksibel dan Tampilan Antarmuka yang User- Friendly
Aplikasi attendance management yang baik adalah aplikasi yang memberi kemudahan secara konteks maupun konten. Artinya, tampilan dalam aplikasi itu harus memiliki tampilan user friendly. Pengguna tidak perlu repot mempelajari aplikasi dalam jangka waktu yang lama. Sehingga, perusahaan dapat dengan cepat mengoperasikan sistem dengan mudah.
Selain itu, dalam aplikasi attendance management harus memuat fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mudah diakses. Adanya aplikasi akan membuat HRD atau pimpinan perusahaan hanya perlu menggunakan akses internet untuk mengawasi karyawan meskipun mereka berada di luar kantor.
7. Aplikasi Attendance Management Meminimalisir Biaya dan Waktu
Seperti penjelasan sebelumnya, HRD memiliki dokumen dan berkas yang menumpuk. Mereka harus segera menyelesaikannya tepat waktu. Namun, apabila manajemen daftar hadir masih manual, butuh waktu ekstra bagi HRD untuk melakukan rekapitulasi.
Apalagi, semakin besar perusahaan maka semakin banyak pula karyawannya. Aplikasi attendance management akan meminimalisir waktu HRD. Sehingga, mereka dapat melakukan kegiatan administrasi lainnya tanpa mengabaikan evaluasi kinerja karyawan.
Aplikasi juga membuat perusahaan hemat biaya karena mereka tidak perlu mengalokasikan anggaran untuk kertas, alat tulis, cetak atau print dan tinta, bahkan uang lembur. Anggaran akan lebih hemat dan membantu keuangan perusahaan untuk tetap sehat.
Kesimpulan
Memiliki aplikasi attendance management akan membantu perusahaan untuk mengelola kinerja karyawan perusahaan. Proses ini akan menjadi lebih mudah dengan menyederhanakan manajemen data kehadiran sehingga, lebih efisien dan efektif.
HRIS dari EVA-HR akan memberikan pengalaman terbaik untuk perusahaan. Fitur-fitur HRIS dapat membantu HRD dan mengoptimalkan kinerja. Mulai dari tersedianya sistem terintegrasi, terhubung dengan payroll, multi approval yang memberi kemudahan cuti, real-time, data terpusat, serta tingkat keamanan yang tinggi.
Perusahaan juga dapat memastikan bahwa EVA HRIS dalah aplikasi yang tepat melalui demo gratis yang disediakan. Bahkan, perusahaan juga dapat menyesuaikan budget melalui perhitungan skema harga. Sehingga, perusahaan akan menyelesaikan masalah tanpa membuat masalah baru.
