Human Resource (HR) seringkali menghadapi berbagai masalah terutama dalam payroll atau sistem penggajian. Mulai dari laporan yang tidak memadai hingga tidak update mengenai regulasi ketenagakerjaan. Masalah ini akan menjadi akan permasalahan atau konflik antara karyawan dengan perusahaan.
Akibatnya, tentu akan memiliki dampak buruk bagi masa depan perusahaan. Apalagi, tidak menutup kemungkinan karyawan dapat melakukan mogok kerja dan demo yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan. Misalnya, menurunnya produktivitas karyawan, mengacaukan kondusifitas lingkungan kerja, dan masih banyak lagi.
Menghindari berbagai masalah itu, HRD membutuhkan software payroll yang merekam, mengelola, serta menampilkan data secara lebih sistematis, terarah, dan terukur. Hal ini akan membantu meningkatkan ulasan baik dan produktivitas antara karyawan terhadap perusahaan.Dengan bantuan teknologi, HRD dapat menghindari masalah-masalah lain yang seputar dengan payroll.
Daftar Isi
Pengertian Software HR Payroll
Software HR Payroll merupakan sistem penggajian otomatis yang memudahkan perusahaan. Perangkat lunak ini dapat memantau, mengelola data absensi, cuti, dan lembur yang mengintegrasikannya langsung dengan proses payroll. Maka dari itu, perusahaan dapat menjamin tingkat akurasinya.
Software Payroll mengatasi masalah salah memberi gaji ke karyawan. Pasalnya, kecerobohan itu memiliki resiko besar. Pada perhitungan gaji manual, seringkali masalah itu benar-benar terjadi. Mengingat, kebutuhan dan perhitungan setiap divisi dan jabatan di dalam perusahaan mungkin berbeda-beda. Sehingga, perusahaan perlu menghindari hal itu.
Untuk mengoptimalkan fungsinya, software ini mengharuskan memasukkan beberapa data selain data karyawan. Misalnya, tunjangan BPJS dan juga PPh pasal 21. Hal itu juga perlu dilakukan mengingat seorang HRD harus mengerti regulasi terbaru ketenagakerjaan. Sehingga, perusahaan memastikan untuk memenuhi hak para karyawannya.
Perbedaan Sistem HRIS dengan Software HR Payroll?
Software Payroll dan sistem HRIS (Human Resource Information Strategy) memiliki kemiripan satu sama lain. Namun, mempunyai fungsi yang berbeda. Dalam sistem HRIS mencangkup semua database manajemen dan strategi perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah sistem payroll.
Tetapi, software HR Payroll tidak memiliki semua informasi yang ada di dalam HRIS. Karena, software ini hanya mengatur tunjangan serta gaji. Tidak ada informasi berupa strategi perusahaan, rekrutmen, dan fitur lain yang ada dalam HRIS. Dengan kata lain, software HR Payroll hanyalah bagian dari HRIS.
Mengapa Sistem HR Payroll itu Penting?
Semakin besar pula perusahaan, maka semakin banyak pula karyawannya. Setiap perusahaan juga memiliki besaran gaji yang menyesuaikan jabatan dan divisi dengan beban kerja berbeda-beda. Hal itu tentu harus membuat perusahaan lebih teliti saat waktu gajian tiba.
Mengingat tak jarang perusahaan mengalami kekeliruan akibat human error. Misalnya adanya salah mengakumulasi atau rekap data presensi. Dengan adanya sistem HR Payroll maka kerja HRD dapat terakurasi dengan baik. Berikut ini adalah alasan yang dapat dipertimbangkan mengapa sistem HR Payroll itu penting bagi perusahaan.
1. Sistem HR mengurangi resiko human error
Seperti yang dikatakan sebelumnya, resiko human error sering terjadi apabila rekapitulasi dilakukan dengan manual. Akibatnya, karyawan menerima gaji yang tidak sesuai dengan upah yang seharusnya. Hal ini dapat merugikan perusahaan. Contohnya, penurunan produktivitas hingga dana pengeluaran yang membengkak akibat kekeliruan.
2. Perhitungan gaji yang harus akurat
Software ini akan membantu HRD menghitung gaji dengan akurat. Mengingat software ini juga merekam data berupa presensi karyawan, jadwal lembur, izin cuti maupun sakit, pajak, serta tunjangan. Dengan software ini, perusahaan akan memberikan gaji secara tersistematis dan detail, termasuk apabila ada denda yang dibebankan kepada karyawan. Hal ini membuat karyawan akan menerima gaji yang akurat. (Pelajari Contoh slip gaji karyawan disini!)
3. Dengan sistem HR payroll laporan terakurasi
Perusahaan memiliki kewajiban untuk melaporkan laporan keuangan mereka terhadap pemerintah. Bisa dibayangkan apabila perusahaan mengerjakan laporan itu secara manual. Pasti membutuhkan waktu yang lama.
Software HR Payroll akan memudahkan perusahaan untuk menyusun laporan keuangan mereka. Oleh karena itu, pemerintah dapat menerima dengan cepat. Transparansi seperti ini akan meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata publik.
Selain kepada pemerintah, pemimpin perusahaan juga berhak menerima laporan keuangan tepat waktu. Adanya HR Payroll juga akan mengatasi hal itu. Efektifitas dan efisiensi kinerja adalah kunci kesuksesan perusahaan.
Fitur Utama Sistem HR Payroll untuk Menangani Masalah Penggajian
Sistem ini memiliki beragam fitur utama untuk menangani masalah penggajian. Fitur ini meminimalisir terjadinya kekeliruan payroll yang dapat mengakibatkan dampak buruk bagi perusahaan. Selain itu, dengan software ini dapat membantu HRD bekerja dengan maksimal.
1. Manajemen kehadiran
Sudah sepatutnya sistem HR Payroll memiliki manajemen kehadiran. Mengingat perhitungan gaji melibatkan kehadiran karyawan, jadwal lembur, keterlambatan kedatangan, dan izin sakit atau cuti. Dengan adanya manajemen kehadiran, HRD tidak akan salah lagi dalam melakukan rekapitulasi presensi. Mengingat data kehadiran menjadi komponen penting di dalam payroll.
2. Manajemen pajak dan asuransi
Perusahaan yang terdaftar secara sah di Departemen Tenaga Kerja wajib melakukan pajak dan memberikan tunjangan berupa asuransi keselamatan kerja kepada karyawan. Misalnya, BPJS Ketenagakerjaan.
Apabila perusahaan melakukan proses ini secara manual dapat dibayangkan bagaimana HRD dan finance merasa frustasi karena banyaknya urusan. Dengan sistem HR Payroll semua akan terhitung secara otomatis. Hal ini dapat membantu HRD dalam menghemat waktu, tenaga, dan pikiran mereka untuk mengurus administrasi lainnya.
3. Manajemen penggajian
Seringkali perusahaan mengalami telat bayar hingga menyebabkan karyawan mogok kerja. Dengan sistem penggajian, tidak ada alasan bagi perusahaan melupakan jadwal itu. Software HR Payroll akan membayarkan dan mendistribusikan gaji karyawan dengan tepat. Dengan begitu, masalah penggajian tidak terjadi lagi.
4. Klaim dan reimbursement
Biasanya, perusahaan menugaskan karyawan untuk melakukan dinas luar kota. Dalam hal ini, karyawan berhak meminta uang transport, uang makan, dan kebutuhan akomodasi lainnya. Software ini akan memudahkan karyawan dalam melakukan klaim tersebut. Sedangkan perusahaan dapat melacak terkait klaim yang diajukan. Di sini tidak akan ada celah kecurangan yang bisa saling memanipulasi dan merugikan.
5. Manajemen pelaporan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem ini membantu karyawab melakukan pelaporan secara tepat waktu dan akurat. Artinya HRD dapat membuat laporan yang lebih komprehensif. Laporan menjadi salah satu bahan untuk pimpinan mengambil keputusan atau kebijakan di dalam perusahaan.
Kesimpulan
Selama ini proses penggajian seringkali menimbulkan masalah yang sebagian besar karena adanya human error. Teknologi akan membantu menemukan solusi untuk menjawab hal tersebut. Perusahaan juga harus mampu menekan sentimen negatif terkait masalah gaji melalui pemanfaatan sistem HR Payroll. Sistem EVA-HR hadir dengan fitur HR Payroll yang dapat membantu perusahaan mengelola gaji karyawan secara otomatis. Fitur ini meminimalisir terjadinya kekeliruan payroll yang dapat mengakibatkan dampak buruk bagi perusahaan.
