Menurut KBBI, pengertian recruitment adalah pengerahan, misalnya tenaga kerja. Namun, pengertian recruitment secara mendalam artinya sebuah proses pencarian dan seleksi calon tenaga kerja. Walaupun pengertiannya hampir sama, terdapat beberapa perbedaan rekrutmen dan seleksi. Seperti prosedur masing-masing. Di zaman modern, proses rekrutmen karyawan pun mulai terdisrupsi oleh teknologi. Apabila dulu pelamar harus menyerahkan dokumen lamaran pekerjaan secara langsung ke perusahaan tujuan, kini mereka hanya perlu mengirimkannya melalui online dimana pun dan kapan pun. Berbagai software rekrutmen yang berkembang telah memberi kemudahan bagi pelamar maupun perusahaan. Metode ini bernama e recruitment.
Penggunaan metode e recruitment tentu membawa perubahan besar bagi setiap perusahaan. Hal itu karena software rekrutmen telah mampu mengotomatiskan proses perekrutan karyawan mulai dari assesment hingga interview. Hal itulah yang akhirnya membuat banyak perusahaan di Indonesia akhirnya menggunakan e recruitment untuk mengelola proses rekrutmen.
Daftar Isi
Apa Itu E recruitment?
E recruitment atau rekrutmen online adalah serangkaian proses perekrutan tenaga kerja oleh team rcruitment dan dibatu dengan teknologi yang ada. Secara sederhana adalah proses perekrutan secara online. Biasanya, para perusahaan akan memanfaatkan sejumlah platform untuk mengumumkan lowongan. Sedangkan, pelamar akan difasilitasi dengan seleksi online. Ini memungkinkan calon pelamar dari luar kota tidak perlu datang untuk melakukan seleksi.
Perbedaan E recruitment dengan Rekrutmen Tradisional
E recruitment jelas berbeda dengan seleksi secara tradisional, dimana pelamar masih harus mengirimkan secara langsung dokumen secara hardfile atau dalam print ke perusahaan tujuan. Selain itu, apabila pelamar dari luar kota biasanya akan lebih banyak memiliki pertimbangan jika perekrutan terjadi secara tradisional.
Sehingga, e-recruitment akan membantu perusahaan untuk mendapatkan jangkauan lebih luas dalam pencarian Sumber Daya Manusia (SDM) terbaik. Efisiensi waktu juga menjadi keuntungan rekrutmen digital. Mengingat pelamar dapat lebih fleksibel untuk mengirimkan dokumen dan recruiter juga dapat melakukan pemeriksaan dokumen lebih cepat.
Bayangkan, jika pihak Human Resource (HR) menerima puluhan atau ratusan dokumen dalam bentuk hardfile. Tentu akan memakan waktu untuk membuka satu per satu amplop dan mengeluarkan dokumen mereka. Sehingga prosesnya pun akan lebih lama. Apa jadinya jika perusahaan membutuhkan SDM baru yang berkualitas dalam waktu cepat? Sudah bisa Anda pastikan dengan jeda waktu itu, perusahaan akan kuwalahan atau bahkan terjadi penurunan produktivitas.
Baca juga: Tips Persiapan Program Rekrutmen yang Matang untuk Mencari Kandidat yang Tepat
Keuntungan Menggunakan Sistem E-recruitment
Dengan sistem e-recruitment jelas ada banyak kemudahan yang aplikasi rekrutmen tawarkan karena kandidat dan HR perusahaan dapat terhubung hanya dengan menggunakan koneksi internet. Sehingga keduanya tidak perlu melakukan tatap muka. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang Anda dapatkan melalui proses digital.
Cost Effective
E recruitment terbukti dapat membantu menghemat ongkos. Seringkali kita menemui ‘Meme’ di media sosial yang berisi keluhan para pencari kerja. Dimana, mereka harus menghabiskan uang untuk mencari pekerjaan karena harus print dokumen dan membeli amplop.
Dengan software rekrutmen, pelamar tidak perlu mengkhawatirkan hal itu karena prosesnya secara daring. Sehingga mereka hanya cukup membeli kuota internet yang notabene-nya di zaman sekarang adalah kebutuhan primer untuk melakukan komunikasi.
Para calon pekerja juga tidak perlu mengeluarkan ongkos transportasi ketika berburu mencari pekerjaan. Mereka hanya duduk di rumah dan cukup menggunakan ponsel atau piranti lain untuk mengirimkan dokumen lamaran kerja.
Quicker Process
Proses rekrutmen umumnya lebih cepat karena terbantu dengan software perekrutan karyawan. Platform ini akan membantu HR untuk melakukan pelacakan dan analisis dari data-data calon karyawan. Sehingga, HR tidak perlu melakukan pemeriksaan secara manual seperti proses seleksi tradisional.
Customized Filtration
Customized filtration atau kustomisasi filter juga dapat diterapkan dengan mudah dalam proses seleksi secara daring. HR hanya perlu memasukkan kualifikasi yang dibutuhkan lalu sistem akan otomatis menyaringnya. Penyaringan menjadi kunci dalam mendapatkan SDM terbaik. Proses ini adalah eliminasi dengan tingkat tertinggi.
Fleksibel
E-recruitment menjadi proses seleksi kandidat yang paling fleksibel. Selain pelamar dapat mengirim dokumen tanpa batas selama tersedia lowongan, HR juga tidak direpotkan dengan jadwal lembur hanya untuk memeriksa dokumen pelamar.
Tahapan Penting dalam Proses Rekrutmen
Dalam proses rekrutmen, ada 4 tahap yang harus dilalui, diantaranya pencarian database berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan, penyaringan resume kandidat, wawancara telepon, dan wawancara langsung. Masing-masing tahap itu memiliki tingkat eliminasi berbeda-beda.
Misalnya, pencarian database yang memenuhi kualifikasi memiliki tingkat eliminasi hingga 90%. Itu sebabnya akan banyak pelamar gugur dalam proses ini. Memang benar berkas yang mereka kirim harus menjadi senjata terbaik dalam pertempuran mencari pekerjaan.
Pada proses seleksi resume, para kandidat terbaik akan disandingkan daftar riwayat hidupnya. Disini HR akan mulai mempertimbangkan kemampuan dan pengalaman. Serta informasi lainnya yang ada di dalam resume masing-masing kandidat.
Selanjutnya saat proses wawancara telepon, dimana kandidat terpilih akan diberikan pertanyaan lebih lanjut. HR akan mencoba yang terbaik untuk menggali informasi lebih dalam dari para kandidat. Disini diperkirakan tingkat eliminasi sebesar 5% dan tidak lagi menggunakan seleksi dengan sistem.
Langkah terakhir adalah wawancara langsung. Sebagian besar perusahaan masih mengandalkan metode ini meskipun perekrutan dilakukan secara daring. Mereka percaya bertemu langsung akan memberikan kesan yang lebih nyata daripada hanya melalui telepon. Disini perusahaan hanya akan memilih yang menurut mereka terbaik dan dibutuhkan. Ini menjadi proses yang memakan waktu lebih lama daripada lainnya. Pasalnya, perusahaan akan benar-benar mempertimbangkan kandidat di proses ini.
Masa Depan E-recruitment dan Virtual Human Resource
Mengingat semakin berkembangnya teknologi dan kebutuhan pasar, e-recruitment jelas akan mengalami perubahan dengan memanfaatkan teknologi terbaik yang pernah ada. Kembali pada masa sebelum pandemi, e-recruitment masih jarang dilakukan. Kalaupun ada lowongan pekerjaan yang disebarkan di berbagai portal, proses seleksi tetap dilaksanakan secara daring.
Namun, saat pandemi semua beralih ke digital termasuk serangkaian proses perekrutan calon karyawan. Mereka memanfaatkan banyak software seperti Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Team, dan masih banyak lagi. Lantas bagaimana e-recruitment di masa depan?
Virtual Human Resource mulai diperbincangkan untuk membantu kerja HR. Mereka akan menyeleksi kandidat terbaik tanpa adanya kesalahan. Teknologi ini memiliki fitur paling mutakhir yang pernah ada. Penilaian dengan Virtual HR akan lebih akurat ketimbang dengan HR pada umumnya. Dengan teknologi ini, perusahaan akan mendapatkan SDM yang benar-benar unggul. Berikut ini adalah masa depan rekrutmen dan virtual HR yang akan HR butuhkan.
User Friendly
Teknologi akan menjadi alat paling berguna atau dengan kata lain sangat memberikan kemudahan dalam mencari kandidat terbaik. Penggunaannya pun juga tidak rumit, justru mudah terakses. Dengan berbagai keuntungan, efisiensi dan efektivitas, para pimpinan perusahaan akan membuat keputusan yang tepat dalam memilih SDM untuk perusahaannya.
Saat ini sudah banyak portal yang menyediakan fitur untuk e-recruitment. Perusahaan hanya perlu mengunggah terkait kebutuhan SDM dan posisi yang Anda perlukan. Sementara itu, para pelamar cukup memasukkan daftar riwayat hidup mereka ke platform tersebut untuk ikut serta saat memilih pekerjaan yang mereka inginkan. Dengan berbasis web, pelamar dapat pula menerapkan penyaringan lowongan yang sesuai dengan kualifikasi yang mereka miliki atau jenjang karir yang Anda inginkan.
Multi Channel Posting
Multi channel posting menjadi fitur yang akan banyak kandidat cari untuk dapat mereka terapkan oleh perusahaan. Dimana mereka bisa menempatkan lowongan di berbagai portal dengan mudah. Bahkan, ada pula jasa yang menyediakan layanan otomatisasi untuk mengunggah di banyak platform berbeda.
CV Parsing
Seperti yang sudah kita jelaskan, untuk seleksi resume, HR akan sangat membutuhkan CV Parsing. CV Parsing adalah proses impor CV dari perangkat keras ke perangkat lunak pengurai. Tujuannya, agar sistem dapat memilah informasi terkait kandidat yang mereka cantumkan dalam CV masing-masing.
Matching
Selanjutnya sistem harus dapat melakukan matching alias pencocokan. Apabila kualifikasi yang pelamar miliki sudah cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka HR akan melanjutkan proses ke tahap selanjutnya. Namun sebaliknya, jika tidak maka perusahaan akan menghentikan atau mengeliminasi kandidat.
Talent Pool
Mengingat perusahaan sedang melakukan pencarian kandidat terbaik, maka hanya orang-orang bertalenta yang memiliki kemampuan memadai, kompeten, dan menunjukkan kinerja unggul yang berada dalam kelompok Talent Pool. Istilah tersebut menggambarkan bagaimana kelompok itu akan menjadi pertimbangan bagi perusahaan untuk memilih SDM yang sesuai.
Customer Relationship Management
Antara teknologi dan manusia kemudian membentuk suatu hubungan yang bernama dengan Customer Relationship Management (CRM). CRM akan merekam dan menyimpan semua data milik kandidat untuk menjadi pertimbangan oleh perusahaan apabila mereka membutuhkan SDM baru atau yang lebih baik. Sehingga, dengan CRM perusahaan dapat memaksimalkan potensi karyawan dan perusahaan itu sendiri.
Monitoring
Selama proses seleksi, pengawasan tetap perlu terjadi. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi error atau masalah di kemudian hari. Sehingga dalam monitoring, benar-benar harus terlihat dan terawasi apa yang kandidat capai dan tidak capai. Karena hal itu sangat berpengaruh pada perusahaan.
Communication History
Serangkaian proses perekrutan jelas akan merekam banyak sekali komunikasi antara kandidat dengan HR atau pimpinan perusahaan secara langsung. Biasanya ini juga akan menjadi pertimbangan bagi perusahaan. Bukan hanya dari sisi kemampuan tetapi juga tutur bahasa yang santun cukup perlu oleh perusahaan untuk berkembang. Tidak jarang, tutur bahasa yang kasar seringkali menjadi permasalahan di dunia kerja dan dianggap kurang ajar.
Sehingga di masa mendatang, sistem penyaring yang merekam histori percakapan juga diperlukan. Tentunya harus dibekali dengan tingkat sekuritas yang tinggi pula agar tidak terjadi kebocoran informasi.
Mengapa Harus Menerapkan E-recruitment?
E-recruitment menawarkan kemudahan dan menjadi strategi yang lebih tepat saat ini. Alih-alih membuang waktu untuk memeriksa dokumen kandidat secara manual, HR dapat mencurahkan lebih banyak waktu dan kompetensi mereka untuk hal lain yang menjadi prioritas mengembangkan SDM di dalam perusahaan.
Tips Menentukan Kandidat Terbaik
Pada dasarnya tidak menutup kemungkinan e-recruitment justru menyeleksi kandidat terbaik. Untuk itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa apa yang terpilih oleh sistem sudah sesuai dengan ekspektasi mereka. Penting bagi perusahaan benar-benar memperhatikan latar belakang kandidat. Selain itu mereka juga dapat mengoptimalkan proses wawancara untuk melakukan peninjauan ulang.
Kesimpulan
Di era modern, kecepatan kerja manusia sangat perlu bahkan menjadi tuntutan. Mereka yang lambat akan tergerus oleh teknologi yang ada. Apabila proses seleksi masih terlaksana secara manual, tidak menutup kemungkinan produktivitas perusahaan akan menjadi terbatas. Sehingga bukan hanya proses produksi yang cepat, tetapi perekrutan pun juga demikian.
Percepatan proses rekrutmen secara manual tentu akan menyulitkan HR karena jumlah kandidat yang terlalu banyak dan kualifikasinya yang berbeda. Hal itulah yang akhirnya membuat perusahaan menggunakan software rekrutmen untuk mengotomatiskan seluruh proses rekrutmen secara mudah. Penggunaan aplikasi rekrutmen tentu dapat mengefisiensikan seluruh alur rekrutmen secara otomatis.
