HRIS atau Human Resource Information System menjadi sistem yang sangat penting untuk perusahaan. Tim HR memerlukan HRIS untuk membantu mengelola karyawan agar lebih efisien. Pasalnya, karyawan adalah modal utama perusahaan untuk berkembang. Tanpa adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, maka tidak akan ada yang namanya produktivitas optimal.
Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan banyak divisi di dalam perusahaan, mulai dari keuangan, manajemen, Tim HR, dan sebagainya. Kemudahan ini akan membantu Tim HR dalam proses administrasi karyawan dari berbagai divisi yang ada.
Perkembangan teknologi telah mengubah banyak bidang termasuk administrasi. Saat ini, melakukan input data bukan hanya sebatas dari yang awalnya manual berubah menjadi dengan komputasi. Melainkan, lebih dari itu, dimana teknologi juga membantu untuk mengatur serta mengelola data agar lebih efektif. Hal itulah yang membuat munculnya software HR untuk mengotomatiskan pengelolaan karyawan secara lebih optimal.
Daftar Isi
Apa itu HRIS?
HRIS atau Human Resource Information System merupakan sistem yang dapat mengelola data karyawan. Software ini layaknya Big Data di dalam perusahaan. Sistem HR akan merekam setiap proses administrasi, mulai dari data diri karyawan, absensi, dan sebagainya.
Bukan hanya sebatas sebagai software yang mengumpulkan data, Aplikasi human resource management juga memiliki peran untuk melakukan pelacakan dan rekapitulasi dari berbagai data. HR system sangat membantu meminimalisir terjadinya human error. Sehingga, perusahaan dapat menjamin bahwa Sistem HRM akan memiliki dampak positif untuk karyawannya. Termasuk, dalam hal kesejahteraan. Artinya, database yang ada dapat menjadi alat pengambilan keputusan untuk mengoptimalkan sistem operasional perusahaan.
Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan
HRIS telah menjadi kebutuhan pokok bagi sejumlah perusahaan terutama untuk yang skala industri. Tim HR yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengoptimalkan performa perusahaan selalu kalang-kabut saat mengelola SDM. Mereka sering terjebak pada serangkaian administrasi yang panjang dan melelahkan. Bahkan, mereka memiliki resiko bahwa setiap kesalahan yang berkaitan dengan data terjadi maka akan fatal.
Misalnya, seorang karyawan mengajukan izin sakit selama beberapa hari (Pelajari tentang contoh surat izin sakit disini). Namun, data karyawan itu lupa, tidak dicatat, atau mungkin datanya hilang yang mengakibatkan perusahaan mencatatnya sebagai masuk tanpa izin. Miskomunikasi kecil ini sangat berdampak. Dimana, karyawan akan menurunkan kredibilitas perusahaan. Sedangkan, perusahaan akan dipandang tidak ‘becus’ dalam mengelola data karyawan.
Keberadaan HRIS dapat meringankan tugas Tim HR dan meminimalisir kesalahan akibat kelalaian. Selain itu, masih ada banyak manfaat. Berikut ini merupakan fungsi aplikasi HRM bagi perusahaan.
Meningkatkan Keamanan dan Fleksibilitas Data Karyawan
Aplikasi HR memungkinkan perusahaan menyimpan keseluruhan data dari berbagai divisi dalam sebuah portal digital. Aplikasi yang terhubung secara daring ini dapat mengakses data kapanpun dan dimanapun. Sebagai pimpinan maupun Tim HR dalam perusahaan, mereka dapat mengawasi atau memeriksa secara leluasa dan fleksibel.
Selain itu, HRM software juga dapat meningkatkan pengalaman keamanan bagi pengguna. Tim HR tidak perlu khawatir dengan data-data karyawan. Alih-alih mencatat sebuah data secara manual yang berpotensi hilang dan rusak, HRIS dapat mencegah hal itu.
Bahkan,Sistem HR dapat mencegah penyalahgunaan data dari orang yang tidak bertanggung jawab. Sebagai platform database, sangat mustahil bagi perusahaan membiarkannya tanpa keamanan yang ketat. Mereka tentu memiliki sistem yang lebih baik daripada metode konvensional. Mengingat hanya orang-orang tertentu yang mengakses HRIS, jika HRM mengalami kesalahan maka pihak berwenang dapat melacak dengan mudah. Misalnya, melalui IP yang digunakan.
Mempermudah Kontrol Kinerja Karyawan
Seperti yang dikatakan sebelumnya, HRIS memberikan fleksibilitas yang memungkinkan Tim HR dapat mengakses data dimanapun dan kapanpun. Hal ini yang membuat perusahaan dapat mempermudah kontrol kinerja karyawan. Perusahaan tidak perlu lagi menunggu laporan mingguan, bulanan, triwulan, atau bahkan tahunan untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan
HRIS dapat membantu pemimpin perusahaan atau Tim HR mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Terutama ketika perusahaan menemukan adanya karyawan yang menyeleweng, produktivitas yang menurun, atau kejadian ganjal lainnya yang dapat merugikan perusahaan.
Menghemat Biaya Operasional HRD
Alih-alih memperkerjakan banyak HRD atau membayar uang lembur mereka untuk mengelola data karyawan, perusahaan hanya perlu mengandalkan HRIS. Sehingga, perusahaan akan lebih hemat dengan membayar software daripada mempekerjakan manusia dengan tugas yang sama. Fitur ini melakukan tugas HRD secara otomatis sehingga juga mengurangi biaya untuk kertas maupun aplikasi lain yang tidak berguna.
Menyederhanakan Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen selalu membutuhkan waktu lama. HRD selalu memiliki banyak pertimbangan sebelum akhirnya mengambil keputusan. Alih-alih melakukannya dengan manual, saat ini HRD dapat menggunakan HRIS untuk merekam dan mengelola semua data yang masuk secara terarah dan terukur.
Software ini akan meletakkan dan memberitahukan status kandidat sesuai dengan posisinya. Sehingga dapat menghemat waktu Tim HRD sekaligus dapat memberikan jawaban kepada kandidat tanpa harus menunggu waktu lama. Hal ini akan memberikan ulasan yang baik kepada perusahaan karena pelamar tidak merasa diberi harapan palsu oleh perusahaan terhadap status lamaran mereka.
Mengoptimalkan Pengambilan Keputusan
Seperti yang dikatakan sebelumnya, HRIS merekam seluruh data karyawan secara otomatis. Hal ini memungkinkan HRD dapat lebih mudah menemukan data-data yang diinginkan tanpa harus mencari dokumen satu per satu. Kemudahan ini akan membuat HRD atau pimpinan dapat mengambil keputusan sigap apabila ada masalah.
Ditambah lagi, HRIS memungkinkan HRD atau pimpinan untuk mengakses data kapanpun dan dimanapun ketika mereka butuh. Ini menjadi poin plus dalam membantu perusahaan mengambil keputusan secara optimal. Pada dasarnya, perusahaan memiliki sistem dinamis yang harus segera menyelesaikan masalah tanpa harus membuatnya berlarut-larut. Karena, hal itu dapat mempengaruhi kinerja di dalam perusahaan.
Mengotomasikan Pekerjaan HRD
HRIS membantu berbagai macam pekerjaan HRD secara otomatis. Terutama dalam hal administrasi. Software ini dapat melakukan pelacakan, penginputan, dan pengolahan secara otomatis. Sehingga, Tim HRD dapat menginvestasikan waktu mereka untuk kegiatan lainnya.
Misalnya, karyawan tidak lagi melakukan presensi manual seperti tandatangan di buku absen. Mereka langsung bisa melakukan presensi secara otomatis. Ini memberikan kemudahan pula bagi HRD yang tidak melakukan rekapitulasi data dengan manual. Sehingga, mereka juga dapat menghemat waktu dan efektif.
Meningkatkan Kepuasan Pegawai
HRIS membantu mengatasi banyak masalah lebih dari yang kita kira. Seringkali karyawan mendapatkan kasus-kasus yang tidak menyenangkan. Misalnya, perusahaan tidak membayarkan uang lembur kepada karyawan. Dengan sistem HR, masalah yang seperti itu dapat dikurangi.
Pasalnya, HRIS tidak dapat memanipulasi data yang akan merugikan siapapun. Bukan hanya bertindak sebagai pengawas karyawan, software ini juga membuat perusahaan tidak memiliki celah untuk melakukan kecurangan. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pegawai yang membuat mereka akan lebih semangat bekerja. Sehingga, produktivitas pun akan semakin meningkat.
Fitur-Fitur HRIS
Software HR Information System ini telah membantu Tim HRD untuk mengoptimalkan semua pekerjaan secara otomatis. Mulai dari presensi, sistem payroll, dan sebagainya. Dengan perkembangan teknologi, HRIS memiliki lebih banyak fitur yang dapat membantu HRD mengefektifkan dan meningkatkan efisiensi dalam bekerja. Berikut ini adalah fitur-fitur yang ada pada HRIS yang wajib dimiliki HRD.
1. Manajemen Kehadiran
Perusahaan dapat mengintegrasikan HRIS dengan RFID (sistem kehadiran biometrik). Seperti yang disebutkan sebelumnya, HRD tidak perlu lagi merekap data secara manual. Software ini juga membantu memanajemen kehadiran dengan aman. Dimana, sistem ini dapat memastikan tidak akan ada kerusakan atau data hilang. Sehingga, data presensi dapat terekam dengan baik.
Hal itu akan memudahkan HRD untuk mengawasi karyawan dan waktu kerja mereka. Disisi lain, karyawan juga mendapatkan kemudahan melalui pengajuan cuti atau melihat jatah cuti mereka tanpa harus menempuh proses panjang.
2. Manajemen Gaji
Fitur ini memungkinkan karyawan dan perusahaan menghitung gaji berdasarkan data presensi hingga potongan pajak. Sehingga, dapat meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji. Karyawan pun juga dapat menerima slip gaji dengan baik.
Selain itu, perusahaan dapat meninjau laporan terkait gaji karyawan dalam satu monitor sehingga HRD bisa memastikan tidak ada kesalahan apapun. HRIS juga dapat meminimalisir kesalahan dengan mendistribusikan secara otomatis.
3. Manajemen Rekrutmen
HRIS membantu HRD untuk menyusun proses rekrutmen secara terarah dan terukur, mulai dari skema mengumpulkan berkas hingga pengumuman kandidat terpilih. Software ini memiliki fitur drag dan drop yang membuat HRD dapat memindahkan status kandidat dengan mudah. Selama ini proses rekrutmen selalu membutuhkan waktu yang lama dengan proses yang berbelit-belit.
Itu sebabnya HRD membutuhkan software ini untuk mengefisiensi dan mengefektifkan pekerja mereka ketika proses rekrutmen. Sehingga, HRD tidak lagi meninggalkan pekerjaan mereka hanya untuk memilah berkas atau menghubungi kandidat satu per satu. Kemudahan ini tentu dapat meningkatkan kinerja HRD.
4. Manajemen Penilaian
HRIS membantu HRD membuat proses evaluasi lebih mudah dan terarah. Dengan berbasis database, perusahaan akan menilai karyawan dengan akurasi yang lebih tinggi. Ini akan menyingkirkan pandangan subjektif HRD dalam melakukan penilaian. Artinya, HRD tidak akan menyalahi wewenangnya dengan melibatkan perasaan tertentu saat melakukan evaluasi.
Selain itu, HRD juga dapat membuat form penilaian dengan mudah. Sehingga proses distribusi pun juga lebih cepat. Dengan itu, HRD dapat segera mengukur hasil penilaian. Laporan penilaian juga akan terekam dan tersimpan dengan baik di dalam sistem.
5. Manajemen Keuangan dan Pajak
Keuangan menjadi hal vital di dalam perusahaan. Sebagai tempat bisnis, perusahaan tentu tidak mau rugi. Dengan HRIS, pihak manajer dapat membuat laporan dari waktu ke waktu terkait beban pengeluaran perusahaan maupun pajak yang wajib diberikan. Sistem akan merekam semua dengan baik dan sistematis.
6. Laporan Analitik
HRD membutuhkan sistem yang dapat merekam dan menampilkan data dengan baik. Data ini dapat dari mana saja, mulai dari presensi, penilaian, distribusi gaji, dan sebagainya. Dimana, data-data itu tersaji dalam bentuk yang dapat dengan mudah perusahaan membacanya. Misalnya, laporan dalam bentuk diagram, grafik, dan infografis lainnya.
Jenis Software HRIS
Dari sekian banyak kemudahan HRIS, ternyata HRIS juga memiliki beragam jenis yang memiliki fungsinya masing-masing. Berikut ini adalah jenis software HRIS yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Karena, pada dasarnya sistem yang baik adalah sistem yang mampu menjadi solusi untuk mengatasi masalah.
HRIS Operasional
HRIS operasional merupakan software yang mengintegrasikan data-data dengan berbagai pilihan modul. Perangkat lunak jelas ini hanya memberikan fitur untuk HRD dalam mengelola operasional perusahaan. Artinya, database yang ada hanya sebatas kegiatan operasional. Seperti, administrasi karyawan, payroll, dan sebagainya.
HRIS Tactical
Software ini memberi kemudahan untuk mengelola kebutuhan HRD dalam manpower planning, recruitment, dan training atau development SDM (Sumber Daya Manusia) perusahaan. Software ini memuat informasi yang berkaitan dengan hal-hal taktis.
HRIS Strategic
HRIS Strategic merupakan perangkat lunak yang memiliki pilihan modul untuk membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan tingkat SDM yang ada. Software ini memuat informasi seputar strategi manajemen dalam meningkatkan produktivitas kinerja di dalam perusahaan melalui tampilan performa karyawan dan tujuan perusahaan.
Kesimpulan
Dengan berbagai fitur dan manfaat yang ada, HRIS menjadi solusi yang tepat untuk mengefektifkan dan mengefisiensikan proses di dalam perusahaan, baik itu operasional, taktis, maupun strategi. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat mengoptimalkan SDM yang ada dan produktivitas di dalam perusahaan.
