Aplikasi administrasi perkantoran menjadi kebutuhan perusahaan masa kini. Administrasi perkantoran merupakan proses penting dan rutin bagi sebuah perusahaan. Kegiatan itu meliputi banyak hal, seperti melakukan manajemen data, mengambil keputusan, manajemen inventaris aset dan sebagainya. Hampir semua bidang di perkantoran pasti membutuhkan administrasi.
Dengan banyaknya dokumen yang ada, administrasi perkantoran membuat Human Resource Development (HRD) memiliki banyak pekerjaan setiap harinya. Mengingat mereka harus melakukan manajemen karyawan, penggajian, pembayaran pajak (Pph 21), merekapitulasi absensi, meninjau pengajuan cuti, dan sebagainya. Secara keseluruhan, itu semua adalah bagian dari administrasi perkantoran. Hal ini seringkali menjadi tidak efisien berlawanan dengan tujuan dari administrasi perkantoran.
Perusahaan memerlukan aplikasi administrasi perkantoran sebagai solusi bagi perusahaan. Sistem ini dapat memusatkan seluruh data dari berbagai lini divisi. Oleh karena itu, HRD dapat dengan mudah mengaksesnya. Selain itu, sistem ini menawarkan fitur untuk merekam data secara otomatis. Hal itu membuat perusahaan tetap dapat meningkatkan produktivitas tanpa harus meninggalkan administrasi.
Daftar Isi
Fungsi Penerapan Aplikasi Administrasi Perkantoran
Zaman modern ini membuat manusia dituntut untuk bekerja lebih cepat. Maka dari itu, memanfaatkan keberadaan teknologi menjadi jalan keluar terbaik. Dalam lingkup manajemen HRD, aplikasi administrasi perkantoran memiliki banyak fungsi.
Fungsi-fungsi tersebut membuat HRD bekerja lebih cepat, meminimalisir human error. Hal ini akan membantu perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas mereka. Berikut ini adalah fungsi dari aplikasi administrasi perkantoran.
Update data secara otomatis
Seperti yang sudah dijelaskan, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan rutin setiap hari. Tentunya ada banyak dokumen dan data yang selalu diperbarui. Aplikasi administrasi perkantoran membantu HRD untuk update data dengan otomatis sehingga mereka bisa melacak secara real-time.
Misalnya, data inventaris aset. Hanya dengan membuka aplikasi administrasi perkantoran, HRD dapat mengecek kondisi sarana-prasarana secara real-time. Maka dari itu, apabila terjadi kerusakan maka HRD bisa mengambil keputusan dengan segera. Hal ini membuat perusahaan tidak akan mengalami hambatan. Terlebih lagi, jika fasilitas itu berkaitan dengan bagian produksi dalam perusahaan.
Hal yang sama juga dapat dilakukan untuk manajemen karyawan. Sebagai HRD, melakukan evaluasi kompetensi karyawan menjadi tugas wajib. Biasanya kinerja karyawan akan terekam melalui daftar hadir. Itu sebabnya mengapa karyawan melakukan absensi setiap harinya.
Kebutuhan absensi setiap hari juga membuat perusahaan harus selalu update. Namun, untuk melakukan evaluasi yang tepat, HRD membutuhkan data yang akurat dan tidak dimanipulasi. Perusahaan dapat memanfaatkan sistem absensi biometrik, seperti face recognition. Selain data update secara real-time, sistem absensi ini dapat menghasilkan data dengan tingkat akurasi dan keamanan yang tinggi.
Aplikasi administrasi perkantoran mempermudah kelola administrasi
HRD memerlukan aplikasi administrasi perkantoran yang memberikan kemudahan dalam mengelolanya. Mengingat, tugas HRD yang sangat banyak. Bahkan, bisa jadi 8 jam kerja per hari masih kurang untuk menyelesaikan semuanya. Mengelola administrasi ini meliputi, mengumpulkan data, meninjau, hingga membuat laporan.
Aplikasi administrasi perkantoran menawarkan fitur yang memudahkan HRD mengelola secara keseluruhan. Misalnya, untuk proses mengajukan cuti bagi karyawan. Proses ini menjadi sangat panjang dan rumit. Bahkan, seringkali karyawan merasa tidak puas dalam hal ini.
Meskipun sudah ada dalam UU Ketenagakerjaan, namun perusahaan memiliki kebijakan untuk memberikan hak cuti kepada karyawan. Hal ini karena perusahaan perlu memastikan cuti itu tidak mengganggu proses produksi. Disisi lain, karyawan berhak mendapatkan jatah cuti dalam periode tertentu.
Untuk menghindari konflik, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi yang membuat karyawan bisa mengajukan cuti dengan mudah. Serta, HRD dapat memberitahukan cuti diterima atau tidak dengan segera tanpa perlu melakukan tatap muka. Hal ini akan lebih efisien dan efektif untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Aplikasi administrasi perkantoran dokumen menjadi terpusat
Dalam sebuah perusahaan, hampir semua divisi memerlukan administrasi, mulai dari absensi hingga payroll. Semua itu harus menjadi satu kesatuan untuk mempermudah HRD melakukan evaluasi dan mengambil keputusan. Aplikasi administrasi online dapat membuat data menjadi terpusat.
Bayangkan, apabila perusahaan masih melakukan administrasi dengan manual. Data dan dokumen akan tercecer dan sulit mencarinya dalam kondisi darurat. Misalnya, jika ada audit. Selain itu, resiko kehilangan dan kerusakan akan lebih besar. Data merupakan aset paling berharga karena membantu pimpinan perusahaan mengambil keputusan yang tepat. Oleh karena itu, seluruh dokumen harus tersimpan dengan rapi dan aman dalam satu kesatuan sistem.
Hemat biaya operasi
Penggunaan aplikasi administrasi perkantoran akan membuat perusahaan menghemat biaya operasional. Seperti, tidak perlu lagi mengeluarkan anggaran untuk membeli alat tulis, kertas, map dokumen, mesin printer, tinta, atau bahkan uang lembur HRD.
Software EVA HRIS Essentials memberikan banyak kemudahan melalui berbagai fitur. Mulai dari absensi otomatis hingga payroll yang terintegrasi dengan sistem. Anda juga dapat melihat berapa biaya operasi aplikasi ini dengan mengunduh skema perhitungan harga Software EVA HRIS.
Mengapa Perlu Penggunaan Aplikasi Administrasi Perkantoran bagi Perusahaan?
Efisiensi dan efektivitas kinerja menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas. Sama halnya dengan perusahaan yang memerlukan aplikasi administrasi perkantoran. Dengan aplikasi tersebut, data dapat update real time, mudah diakses, sistematis, dan aman. Selain itu masih ada banyak alasan mengapa perusahaan memerlukan aplikasi administrasi perkantoran. Berikut ini adalah petimbangan mengapa software administrasi harus diterapkan.
Digunakan sebagai operasional
Administrasi merupakan agenda rutin yang yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan itu meliputi absensi, cuti, libur, sistem payroll, dan masih banyak lagi. Bayangkan jika semuanya masih menggunakan metode tradisional. Pasti memerlukan waktu lama untuk menyelesaikan semua dokumen yang ada.
Belum lagi ketika mencari atau menemukan data dalam keadaan darurat yang tentunya harus cepat. Dengan aplikasi, semua data akan menjadi terintegrasi, mudah diakses, dan aman. HRD tidak perlu lagi merasa kewalahan dalam mengurus administrasi perkantoran.
Sebagai controlling dan monitoring
Meningkatkan produktivitas atau ekspansi bisnis merupakan salah satu tujuan dari perusahaan. Untuk itu, mereka memerlukan SDM kompeten yang memberikan kontribusi untuk memajukan perusahaan. HRD memiliki tanggung jawab untuk menciptakan talent pool di dalam perusahaan.
HRD harus melakukan kontrol dan mengawasi kinerja karyawan setiap hari. Aplikasi dapat menyederhanakan controlling dan monitoring melalui dashboard yang terotomasi. Dengan begitu, HR dapat mengecek segala hal seperti absensi, jadwal shift kerja, tugas harian karyawan, dan sebagainya.
Perencanaan dan pengambilan keputusan
Perusahaan memerlukan strategi yang tepat untuk memajukan perusahaan melalui perencanaan dan pengambilan keputusan. HRD pun memiliki andil besar dalam hal ini mengingat tugas utamanya adalah memastikan SDM yang kompeten.
Maka dari itu, HRD memerlukan data yang real time dan akurat terkait karyawan. Contoh sederhananya adalah absensi. Karyawan harus datang sebelum atau tepat waktu dari jam masuk yang telah ada. Keterlambatan atau ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas akan mempengaruhi produktivitas.
Aplikasi dapat meminimalisir semua kecurangan dan manipulasi absensi. Oleh karena itu, dalam melakukan rencana dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan SDM akan lebih cepat dan tepat. Mengingat semua data terintegrasi dalam satu platform.
Sebagai koordinasi dan komunikasi
Sebagian besar konflik di perusahaan terjadi karena buruknya koordinasi dan komunikasi. Hal ini bukan hanya terjadi antar karyawan dalam satu bidang yang sama. Tetapi, juga lintas bidang atau bahkan antara pimpinan dengan karyawannya.
Menjalin koordinasi dan komunikasi yang baik akan menjadi hal penting untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Aplikasi akan mempermudah koordinasi dan mengatasi miskomunikasi melalui sistem cloud-based. Sistem tersebut membuat data menjadi terpusat dan memberi kemudahan akses.
Kesimpulan
Di era serba teknologi, aplikasi administrasi perkantoran menjadi solusi yang tepat untuk mengelola proses administrasi melalui sistem yang terintegrasi. EVA HRIS Essentials dapat menjawab kebutuhan untuk itu dengan fitur yang mampu mengefektifkan dan mengefisiensikan proses administrasi.
Terlebih lagi, HRD membutuhkan banyak waktu yang mengharuskan mereka menyelesaikan tugas dengan. Dengan EVA HRIS Essentials, HRD dapat melakukan pekerjaan lain tanpa perlu mengkhawatirkan administrasi yang menjadi kegiatan rutin.
