Aplikasi General Affair (GA) menjawab kebutuhan perusahaan untuk membantu GA. GA adalah divisi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur segala keperluan atau bahkan mendadak dalam sebuah perusahaan. Divisi ini harus memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.
Dengan segala kesibukan yang ada, GA tetap dituntut untuk cepat dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Tak jarang karyawan yang ada dalam divisi ini merasa kewalahan. Belum lagi ketika harus menghadapi berbagai masalah tak terduga. Selain itu, kegiatan administrasi yang belum terotomasi dengan digital juga menyita banyak waktu GA.
Pekerjaan yang masih manual juga memungkinkan adanya kesalahan human error yang lebih besar. Bahkan, risiko dokumen rusak atau hilang juga lebih tinggi. Dengan berbagai masalah itu, GA membutuhkan sebuah teknologi yang mempercepat pekerjaan mereka. Aplikasi General Affair dapat menjadi solusi untuk itu. Saat ini, banyak pengembang software yang menawarkan aplikasi GA dengan keunggulan yang mereka miliki. Berikut ini adalah peran penting aplikasi general affair yang wajib diketahui oleh perusahaan.
Daftar Isi
Sederhanakan Pengelolaan Administrasi General Affair
Aplikasi general affair dapat menyederhanakan pengelolaan administrasi seperti daftar absensi karyawan atau cuti karyawan. Sistem akan merekam data secara otomatis dan menyimpannya secara terpusat berbasis cloud. Dengan begitu, GA akan dapat mudah melakukan manajemen data atau mencari data saat kebutuhan mendesak.
Hal itu tentu akan berbeda apabila perusahaan masih mencatat dan menyimpan data secara manual. Tumpukan berkas yang menumpuk akan membuat GA kesulitan mencari data dalam keadaan darurat. Risiko data tercecer, hilang, dan rusak juga tidak bisa terhindari.
Data terpusat juga membantu GA untuk mengambil keputusan lebih cepat dan tepat. Pasalnya hanya dengan membuka sistem, Anda dapat langsung mengetahui data secara real-time. Mengingat software akan membantu perusahaan untuk melakukan update secara otomatis dan real time.
Otomatiskan Proses Manajemen Dokumen Perusahaan
Software memiliki peran penting untuk mengubah proses manual menjadi digital. Hal ini akan membantu perusahaan melakukan otomatisasi dalam proses manajemen dokumen perusahaan. GA tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi secara manual yang memakan waktu lama. Dengan begitu, GA akan menghemat energi dan waktu mereka untuk mengerjakan administrasi lainnya.
Apalagi di zaman modern ini, bekerja dengan cepat merupakan tuntutan. Dengan manajemen data otomatis, maka dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas di dalam perusahaan. Berbagai masalah manajemen yang rumit dapat menjadi mudah. GA tidak perlu lagi merasa frustasi dalam menangani hal itu.
Mengotomatiskan proses manajemen juga dapat menghemat biaya operasional. Perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan uang untuk membeli kertas, alat tulis, printer, dan sebagainya. Memilih aplikasi yang tepat dengan fitur lengkap sesuai kebutuhan akan membantu keuangan perusahaan lebih sehat.
Aplikasi General Affair Mengontrol Data Karyawan Perusahaan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, software akan membantu perusahaan melakukan otomatisasi data dan manajemen data terpusat. Hal itu membantu GA dapat mengontrol data karyawan perusahaan dengan mudah dan aman.
Kemudahan akses membuat GA hanya memerlukan internet untuk mengakses data. Oleh karena itu, mereka dapat memantau karyawan secara jarak jauh meskipun tidak ada di kantor. Update otomatis juga memungkinkan GA untuk memantau data karyawan secara real time
Misalnya, data absensi karyawan. Dengan menggunakan software, karyawan tidak akan dapat melakukan manipulasi. Data akan secara real time sesuai waktunya. Hal ini dapat membuat GA bisa memantau kinerja karyawan melalui jam keberangkatan dan jam pulang. GA akan bisa mengambil keputusan dengan cepat apabila ada penurunan atau peningkatan kinerja karyawan.
Optimalkan Pengelolaan Multi Approval
Aplikasi general affair akan membantu perusahaan melakukan multi approval. Karyawan dapat memanfaatkan fitur ini ketika mereka mengajukan permohonan cuti. Multi approval adalah fitur yang dapat menyetujui permohonan secara lintas divisi atau bahkan lintas jabatan.
Misalnya, ketika cuti, karyawan akan membutuhkan persetujuan manajemen mulai dari Human Resource (HR) hingga pimpinan. Apabila mengajukan cuti secara manual, maka karyawan harus menemui satu per satu untuk mendapatkan persetujuan. Hal itu membutuhkan waktu lama dan menjadi tidak efektif. Karena akan mengganggu jam kerja karyawan.
Hal itu akan berbeda ketika melakukan pengajuan cuti melalui aplikasi. Karyawan hanya perlu mengisi informasi secara online. Sementara, bagian HRD atau GA akan menerima notifikasi untuk menyetujui atau menolak permintaan cuti. Selanjutnya, karyawan akan menerima informasi dengan cepat mengenai keputusan tersebut.
Proses cepat multi approval ini akan membantu karyawan mendapatkan pengalaman positif. Hal ini akan membuat mereka menjadi lebih semangat dalam bekerja dan tidak akan ada konflik antara karyawan dengan perusahaan. Multi approval juga menjadi bagian penting dalam hal koordinasi antar bidang di dalam perusahaan.
Kesimpulan
Aplikasi General Affair akan sangat membantu menyederhanakan tugas-tugas administrasi rutin dan mendadak. Hal itu menjadi penting dalam meningkatkan dan mengoptimalkan kinerja di dalam perusahaan. Apalagi, tuntutan untuk menjadi lebih cepat di zaman sekarang membuat perusahaan membutuhkan aplikasi general affair. Dengan bantuan software, perusahaan akan meminimalisir kesalahan akibat human error.
HRIS Essentials dari EVA HR Management dapat menjadi solusi untuk memudahkan pengelolaan operasional perusahaan. Software ini memiliki berbagai fitur mulai data terintegrasi, manajemen data terpusat, tingkat keamanan data yang tinggi, fitur multi approval, dan masih banyak lagi.
