Pembagian shift kerja yang efektif memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan membagi jam kerja menjadi beberapa shift, seperti sistem kerja 4 grup 3 shift. Sistem inimembuat perusahaan dapat memastikan adanya tenaga kerja yang tersedia secara terus-menerus, baik siang maupun malam.
Hal ini tidak hanya membantu dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, tetapi juga memungkinkan penyebaran beban kerja yang lebih merata di antara karyawan. Dengan adanya shift kerja yang fleksibel, perusahaan juga dapat menyesuaikan jadwal kerja dengan permintaan pelanggan yang berbeda-beda, sehingga memaksimalkan kepuasan pelanggan. Simak uraian di bawah ini untuk penjelasan lebih lanjut mengenai pembagian jadwal kerja karyawan ini!
Daftar Isi
Apa Itu Shift Kerja Karyawan?
Shift kerja karyawan mengacu pada pembagian waktu kerja menjadi periode tertentu yang berbeda dalam satu hari atau selama seminggu. Dalam sistem shift kerja, karyawan akan terbagi dalam shift berbeda, yang mungkin melibatkan jam kerja pagi, siang, atau malam. Terdapat juga sistem kerja long shift yang membuat karyawan bekerja dalam rentang shift yang lebih panjang. Tujuan dari shift kerja adalah untuk memastikan keberlangsungan operasional perusahaan dengan memastikan ada tenaga kerja yang tersedia pada setiap saat.
Dengan mengatur shift kerja yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya manusia dan mengoptimalkan produktivitas. Selain itu, sistem shift kerja juga memungkinkan perusahaan untuk mengakomodasi kebutuhan pelanggan yang berbeda-beda dalam hal waktu layanan atau produksi.
Peraturan Shift Kerja Karyawan pada Undang-undang
Peraturan mengenai shift kerja karyawan diatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 Pasal 77-85 tentang ketenagakerjaan. Pada UU ini tertuang, jika suatu perusahaan menggunakan sistem 3 shift dengan durasi maksimal 8 jam per hari, total jam kerja tiap shift tidak boleh melebihi 40 jam per minggu. Apabila seorang karyawan melebihi batas waktu kerja yang telah ditentukan, maka akan dianggap sebagai kerja lembur.
Pada undang-undang ini juga tertuang bahwa perusahaan memiliki wewenang untuk mengatur jadwal shift melalui surat perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau peraturan kerja bersama (PKB). Dalam pengaturan shift tersebut, juga harus memperhatikan waktu istirahat sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam Pasal 79 Ayat 2 huruf (b), yakni minimal setengah jam setelah bekerja selama 4 jam secara terus-menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak terhitung sebagai jam kerja.
Menurut Pasal 76 Undang-Undang No. 13 tahun 2003, pekerja perempuan di bawah usia 18 tahun yang sedang hamil tidak boleh bekerja antara pukul 11 malam hingga pukul 7 pagi. Selain itu, perusahaan juga harus menyediakan transportasi antar jemput bagi pekerja perempuan yang berangkat atau pulang kerja antara pukul 11 malam hingga 5 pagi.
Contoh-contoh Jadwal Kerja pada Perusahaan
Dalam upaya untuk mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi, banyak perusahaan telah menerapkan berbagai jenis shift kerja yang berbeda. Ada perusahaan yang menggunakan sistem kerja 3 shift maupun 2 shift. Masing-masing shift memiliki karakteristik uniknya sendiri, yang memungkinkan perusahaan untuk beroperasi 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Berikut ini merupakan penjelasan lebih lengkap mengenai contoh jadwal kerja yang ada pada perusahaan!
Sistem kerja 4 grup 3 shift
Sistem kerja 4 grup 3 shift adalah salah satu metode pembagian shift kerja yang umum di banyak perusahaan. Dalam sistem ini, karyawan terbagi menjadi empat grup yang bekerja dalam tiga shift berbeda. Setiap shift memiliki waktu kerja yang tetap, seperti shift pagi, siang, dan malam. Sistem ini ada untuk memastikan keberlanjutan operasional perusahaan selama 24 jam sehari.
Keuntungan dari sistem ini adalah adanya kontinuitas kerja, di mana setiap grup akan menggantikan satu sama lain pada waktu yang ditentukan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melayani pelanggan atau memproduksi barang secara terus-menerus tanpa jeda. Selain itu, sistem kerja 4 grup 3 shift juga memungkinkan karyawan untuk memiliki waktu kerja yang bervariasi dan fleksibilitas dalam menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Jadwal kerja 3 grup 2 shift
Membagi pekerja ke dalam sistem kerja 2 shift merupakan sistem yang biasa beberapa perusahaan gunakan. Berbeda dengan sistem kerja 4 grup 3 shift, sistem kerja 3 grup 2 shift adalah metode pembagian jadwal kerja yang membagi karyawan menjadi tiga grup yang bekerja dalam dua shift berbeda. Setiap shift memiliki waktu kerja yang tetap, seperti shift pagi dan shift malam.
Sistem 3 grup 3 shift
Dalam sistem kerja 3 grup 3 shift, karyawan terbagi menjadi tiga grup yang bekerja dalam tiga shift berbeda, yaitu shift pagi, siang, dan malam. Setiap grup akan bergantian bekerja pada setiap shift, sehingga perusahaan dapat menjaga keberlangsungan operasional selama 24 jam sehari. Sistem ini memberikan keuntungan dalam hal kontinuitas kerja. Sistem ini juga membuat perusahaan dapat mengefisiensi penggunaan sumber daya manusia jika Anda bandingkan dengan sistem kerja 4 grup 3 shift.
Pengaturan jadwal kerja sistem 3 grup 2 shift
Sistem kerja 3 grup 2 shift adalah salah satu metode pembagian shift kerja membagi karyawan menjadi tiga grup yang bekerja dalam dua shift berbeda, yaitu shift pagi dan shift malam. Setiap grup akan bergantian bekerja pada shift yang berbeda, sehingga perusahaan dapat memastikan kelancaran operasionalnya tanpa henti selama periode kerja tertentu. Sistem kerja jenis ini sangat cocok bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit.
Tips Menyusun Jadwal Shift Kerja bagi Karyawan
Menyusun jadwal shift kerja yang efektif adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan dan memenuhi kebutuhan karyawan. Oleh karena itu, terdapat banyak hal yang harus perusahaan pertimbangkansebelum menyusun jadwal shift bagi karyawannya. Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda terapkan dalam menyusun jadwal shift kerja yang efektif!
Sesuaikan sistem kerja 4 grup 3 shift dengan peraturan yang ada
Dalam menyusun shift kerja, pastikan untuk menyusun jadwal kerja yang sesuai dengan peraturan yang ada. Ini mencakup ketentuan tentang jam kerja maksimum, istirahat yang diwajibkan, dan kompensasi lembur. Dengan mematuhi peraturan, perusahaan dapat memastikan kepatuhan hukum dan melindungi hak-hak karyawan.
Susun pembagian jadwal kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Terdapat berbagai faktor kebutuhan yang harus perusahaan perhatikan, seperti tingkat permintaan pelanggan, waktu puncak, dan kebutuhan karyawan. Pastikan ada cukup tenaga kerja yang tersedia di setiap shift, sehingga perusahaan dapat beroperasi secara efisien dan memberikan layanan yang terbaik.
Buat pemetaan jadwal sistem kerja 4 grup 3 shift
Tetapkan jadwal dengan jelas untuk setiap karyawan dan berikan pemberitahuan yang memadai. Pemetaan jadwal yang baik memudahkan karyawan untuk merencanakan kegiatan pribadi mereka di luar jam kerja. Pemetaan jadwal juga harus Anda buat dengan terstruktur, transparan, dan dapat diakses oleh seluruh karyawan yang terlibat, sehingga segala kendala yang mungkin terjadi bisa diketahui dan diantisipasi secepatnya.
Tingkatkan koordinasi dengan sistem manajemen yang terintegrasi
Komunikasi dan koordinasi antar karyawan merupakan kunci utama keberhasilan sistem kerja shift. Untuk dapat meningkatkan kualitas dan efektivitas koordinasi, perusahaan bisa memanfaatkan sistem manajemen karyawan. Sistem yang digunakan haruslah bisa mengatur jadwal kerja karyawan secara transparan dan bisa diakses oleh seluruh karyawan secara real-time.
Efisiensi Pengaturan Shift Kerja Karyawan dengan Software HRIS Essential dari EVA!
Dalam melakukan pengaturan shift kerja, baik dengan sistem kerja 4 grup 3 shift maupun metode lainnya, terdapat berbagai hambatan yang kerap kali perusahaan hadapi. Beberapa hambatan seperti ketersediaan tenaga kerja, kompetensi dan keahlian yang tidak sama, kebutuhan operasional, hingga perubahan jadwal yang tidak bisa diantisipasi.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memanfaatkan sistem manajemen karyawan yang dapat mengatur jadwal kerja berdasarkan database karyawan secara otomatis, seperti Software HRIS Essential EVA. Penggunaan perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan jadwal kerja berdasarkan kebutuhan. Aplikasi ini juga memiliki fitur yang dapat memberikan notifikasi atau pemberitahuan otomatis kepada karyawan terkait jadwal kerja mereka.
Selain itu, software HRIS Essential juga memiliki fitur pemantauan jadwal kerja. Fitur ini memungkinkan manajer untuk memantau kehadiran karyawan, melacak pemenuhan jadwal kerja, dan mengelola perubahan jadwal dengan lebih efisien. Dengan adanya fitur ini, manajer dapat mengidentifikasi potensi masalah atau ketidakseimbangan dalam pembagian jadwal kerja dan mengambil tindakan secara tepat waktu.
Kesimpulan
Dalam mengatur pembagian shift kerja karyawan, penting untuk memperhatikan beberapa aspek kunci seperti peraturan yang berlaku, kebutuhan perusahaan, dan pemetaan jadwal yang jelas. Agar pengaturan shift kerja bisa berjalan dengan lebih efektif dan efisien, perusahaan juga bisa memanfaatkan aplikasi manajemen karyawan seperti Software HRIS Essential EVA.
Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan tidak hanya bisa mengatur jadwal kerja karyawan dengan lebih mudah, tetapi juga bisa memantau performa kinerja karyawan dan mengkalkulasi upah yang didapatkan dengan fitur payroll yang dimilikinya. Akselerasi perkembangan bisnis Anda dengan sistem EVA dan dapatkan demo gratis selama 14 hari, sekarang!
