Perusahaan modern sering mengandalkan sistem payroll untuk mengelola gaji dan tunjangan karyawan dengan efisiensi yang tinggi. Penggunaan sistem penggajian yang canggih dan terintegrasi secara digital telah menjadi suatu kebutuhan yang tak terelakkan bagi perusahaan. Alasan pentingnya perusahaan menggunakan sistem payroll adalah untuk memastikan pengelolaan keuangan yang akurat, meningkatkan efisiensi administrasi, serta menjaga kepatuhan peraturan yang berlaku.
Penggunaan sistem ini menjadi sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola keuangan dengan akurat, meningkatkan efisiensi administrasi, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Dalam era digital yang terus berkembang, memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi proses penggajian menjadi keputusan yang cerdas bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kinerja mereka.
Daftar Isi
Pengertian Sistem Payroll
Sistem payroll adalah suatu sistem yang perusahaan gunakan untuk mengelola dan memproses gaji, serta tunjangan karyawan. Secara umum, sistem ini bertujuan untuk mengotomatisasi proses penggajian dengan mengumpulkan, menghitung, dan mengelola informasi terkait gaji, potongan pajak, asuransi kesehatan, pensiun, dan lainnya secara relevan. Sistem ini juga dapat mencatat dan melacak data yang berkaitan dengan jumlah jam kerja untuk menentukan tingkat upah karyawan.
Secara pengertian, arti payroll adalah proses perusahaan dalam menghitung dan membayarkan gaji serta tunjangan kepada karyawan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memproses gaji secara akurat dan efisien, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa karyawan menerima pembayaran yang sesuai dengan perjanjian kerja dan peraturan yang berlaku.
Manfaat Sistem Payroll bagi HR
Ketika HR memanfaatkan sistem pengelolaan gaji seperti payroll, mereka melakukan otomatisasi penuh dalam mengurus penggajian karyawan. Oleh karena itu, HR dan karyawan dapat merasakan sejumlah manfaat yang signifikan. Di bawah ini tercantum beberapa manfaat sistem payroll bagi HR yang perlu Anda ketahui:
1. Menghemat waktu dan biaya
Salah satu manfaat utama sistem payroll bagi HR adalah kemampuannya untuk menghemat waktu dan biaya secara signifikan. Dengan sistem payroll yang terintegrasi, proses penggajian dapat HR lakukan secara otomatis, mengurangi keterlibatan manusia dalam perhitungan dan pemrosesan gaji. Selain itu, penggunaan sistem ini juga dapat mengurangi biaya operasional yang terkait, seperti pengumpulan dan verifikasi data gaji, pembuatan laporan, serta korespondensi dengan pihak terkait.
2. Meminimalisir human error
Dengan menggunakan sistem payroll, risiko terjadinya human error dapat Anda minimalkan secara signifikan. Melalui penggunaan sistem yang terstruktur, perhitungan gaji dapat Anda lakukan dengan akurasi tinggi. Namun, HR juga tetap perlu melakukan pemantauan atau monitoring untuk mengantisipasi kemungkinan kesalahan yang mungkin timbul akibat masalah sistem atau tindakan yang tidak bertanggungjawab dari pihak tertentu.
3. Data yang terintegrasi
Semua informasi yang HR perlukan untuk menghitung penggajian akan mereka kumpulkan dan terintegrasi dalam sistem. Beberapa data tersebut seperti identitas karyawan, kehadiran, lembur, absensi, izin cuti, pencapaian yang mempengaruhi kompensasi, dan data lainnya. Dengan adanya integrasi ini, perhitungan gaji akan beroperasi secara otomatis, memberikan kemudahan bagi HR dan perusahaan dalam mengelola data karyawan.
Cara Kerja Sistem Payroll
Setiap sistem payroll pasti mempunyai keunikan dan karakteristiknya masing-masing. Secara umum, cara kerja sistem payroll dapat dibagi menjadi tiga cara yang berbeda, yaitu pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian. Berikut ini adalah penjelasan lebih lengkap mengenai ketiga cara kerja tersebut yang perlu untuk Anda pahami:
1. Proses pra-penggajian
Dalam proses ini, HR akan melakukan pemeriksaan dan pengumpulan data terkait gaji, cuti, tunjangan, kehadiran, denda, dan beban yang berlaku bagi setiap karyawan. HR akan mengumpulkan dan menganalisis data tersebut melalui penggunaan sistem. Hal ini bertujuan untuk menyusun perhitungan gaji yang akurat berdasarkan informasi yang dimiliki oleh masing-masing karyawan. Setelah data terkumpul, HR perlu memeriksa lebih lanjut untuk memastikan kebenaran data.
2. Proses penggajian
Setelah data telah melewati proses validasi, data tersebut dimasukkan ke dalam sistem penggajian yang perusahaan gunakan untuk proses pengolahan. Seluruh variabel yang relevan diperhitungkan, termasuk pajak dan potongan-potongan, seperti cicilan hutang karyawan ke koperasi atau sumber dana yang perusahaan sediakan. Setelah itu, semua data dapat HR periksa kembali untuk memastikan kelengkapan dan keakuratan sebelum gaji dikirim kepada masing-masing karyawan.
3. Proses pasca-penggajian
Pada proses terakhir ini, fokus utama HR adalah pada tugas-tugas terkait sistem payroll mengenai administrasi dan pembukuan yang menjadi tanggung jawab mereka. Tugas-tugas tersebut adalah pelaporan pemotongan pajak, pencatatan dalam buku besar, serta semua proses administrasi yang berdasarkan pada laporan penggajian yang telah diproses. Semua tugas ini harus HR lakukan dengan teliti untuk memastikan akurasi dan ketepatan dalam administrasi perusahaan.
Contoh Penghitungan Gaji Rekening Karyawan dengan Sistem Payroll
Sistem ini dapat menghitung gaji rekening karyawan secara otomatis dan efisien, sehingga dapat mengurangi risiko human error dalam perhitungan yang rumit dan kompleks. Dengan menggunakan sistem ini, HR dapat memastikan bahwa setiap karyawan menerima pembayaran yang tepat sesuai dengan perjanjian kerja dan ketentuan perusahaan. Berikut ini adalah contoh penghitungan gaji karyawan yang perlu Anda ketahui:
Kesimpulan
Semua proses yang telah dilakukan oleh sistem payroll, perusahaan hanya perlu melakukan verifikasi dan konfirmasi secara keseluruhan. Pengelolaan gaji adalah salah satu fungsi dari manajemen HR yang perusahaan miliki. Penggunaan EVA recruitment software dalam perusahaan juga dapat membantu efisiensi dalam pengelolaan sistem payroll. Sistem EVA juga dapat mengoptimalkan penggunaan sistem payroll dalam menghemat waktu dan tenaga dalam proses administrasi penggajian.
Selain itu, penggunaan sistem EVA juga memberikan keuntungan dalam hal akurasi dan mengurangi risiko potensial terjadinya ketidaksesuaian atau kesalahan pembayaran. Selain itu, fitur-fitur dalam sistem EVA juga dapat membantu perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan terkait penggajian, seperti peraturan pajak dan undang-undang ketenagakerjaan. Oleh karena itu, segera dapatkan demo gratis dan konsultasi dengan expert kami sekarang!
