Sistem reimbursement merupakan proses ganti dana milik karyawan yang telah digunakan perusahaan, dalam bisnis biasa disebut sebagai bentuk ganti rugi. Perusahaan biasanya mengganti uang karyawan dalam beberapa urusan seperti, uang makan, uang perjalanan bisnis, dan uang kesehatan.
Sistem reimbursement memang lazim bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Perusahaan sering meminta karyawannya mengeluarkan dana sendiri terlebih dahulu. Lalu bagian manajemen akan mengganti setelahnya. Dalam mengklaim reimbursement, karyawan hanya perlu mencatat pengeluaran yang telah dikeluarkannya. Hal ini berkaitan dengan apa saja yang menggunakan biaya pribadi dengan memberikan bukti transaksinya.
Sistem reimbursement ini sangat membantu perusahaan dalam pengembalian dana karyawannya dengan cepat. Proses klaim reimbursement memang sangat lama, namun dengan aplikasi reimbursement penyerahan bukti fisik bisa melalui online.
Daftar Isi
- Apa itu Sistem Reimbursement?
- Fitur-fitur Sistem Reimbursement
- Fungsi Aplikasi Reimbursement
- Kesimpulan
Apa itu Sistem Reimbursement?
Seperti yang sudah dijelaskan, sistem reimbursement yaitu mengganti dana milik karyawan yang telah digunakan perusahaan. Perusahaan mengganti dana sebagai bentuk pemenuhan hak karyawan. Dalam proses klaim reimbursement, karyawan harus melampirkan bukti transaksi. Hal ini adalah prosedur yang wajib karyawan ikuti.
Penggantian dana yang umumnya perusahaan gantikan meliputi uang makan dan uang perjalanan bisnis. Hal ini mencakup akomodasi, check-in, makan, serta uang kesehatan. Karyawan memiliki reimbursement yang tergantung pada jabatannya.
Kekeliruan dalam proses klaim reimbursement secara manual sangat sering terjadi. Oleh karena itu, menggunakan sistem aplikasi reimbursement merupakan pilihan terbaik bagi perusahaan. Aplikasi ini akan memudahkan perusahaan dalam menganalisis penggantian uang karyawan dengan data yang sudah tersedia.
Fitur-fitur Sistem Reimbursement
Sistem reimbursement sangat membantu karyawan serta perusahaan dalam hal bisnis dengan fitur-fitur yang ada. Berikut adalah fitur-fitur sistem reimbursement yang dapat membantu perusahaan:
1. Expense management
Fitur ini dapat membantu bagian manajemen dalam mengetahui pengeluaran yang telah dilakukan. Baik yang dilakukan oleh perusahaan sendiri atau melalui karyawan secara real-time. Hal ini bisa mencegah terjadinya kecurangan saat proses klaim reimbursement karyawan.
Fitur ini juga bisa membantu karyawan dalam mempercepat proses klaim reimbursement dengan mencatat semua pengeluaran sehingga saat mengajukan uang kembali tidak perlu menunggu pengajuan manual.
2. Employee database
Fitur ini membantu mempercepat bagian manajemen untuk melakukan reimbursement sesuai dengan data yang ada. Data yang keluar bisa mengurangi kecurangan dana yang diminta karyawan pada perusahaan. Hal ini sangat berguna untuk menutupi kekurangan dari proses reimbursement secara manual.
Fitur ini juga dapat dengan otomatis mencatat pengeluaran apa saja yang karyawan lakukan. Bagian keuangan dapat menggunakan data yang keluar untuk menganalisis pengeluarannya. Dengan data ini, perusahaan bisa mengembalikan dana tanpa ada kekeliruan.
3. Laporan komprehensif
Laporan ini adalah sebagai catatan seberapa banyak dan untuk apa saja karyawan mengeluarkan uangnya untuk keperluan bisnis perusahaan. Bagian manajemen menggunakan laporan ini untuk menyeimbangkan dana perusahaan dan pembuatan laporan keuangan.
Laporan komprehensif secara otomatis mencatat seberapa besar pengeluaran melalui karyawan dan kapan pengeluaran itu terjadi. Bagian manajemen dengan mudah merekapitulasi semua dana karyawan dengan mudah dan tepat. Dengan begitu, sistem klaim reimbursement akan terjadi secara cepat dan efisien.
4. Terintegrasi dengan lancar
Sistem reimbursement mampu terintegrasi langsung dengan bagian manajemen bahkan HRD. Hal ini membantu memperlancar operasional perusahaan dan pekerjaan karyawan. Lancarnya integrasi sistem reimbursement ke seluruh perangkat lunak perusahaan mampu meminimalisir kekeliruan dan kecurangan yang terjadi.
Terintegrasinya sistem reimbursement membantu pihak keuangan untuk memasukkan data pengeluaran dengan cara melihat input data karyawan secara langsung tanpa harus mengeceknya berulang kali. Hal ini yang sangat membedakan dengan proses reimbursement secara manual.
Fungsi Aplikasi Reimbursement
Sistem reimbursement menawarkan beberapa fungsi yang mampu mengklaim reimbursement secara singkat dan efisien. Berikut adalah beberapa fungsi yang ada pada sistem reimbursement perusahaan:
1. Proses cepat dan mudah
Proses pengajuan yang cepat dan mudah sangat membantu karyawan dalam proses reimbursement. Karena biasanya proses reimbursement memerlukan waktu yang cukup panjang. Dengan aplikasi reimbursement karyawan hanya perlu mengajukan klaim secara online kepada pihak terkait.
Aplikasi reimbursement juga dapat membantu karyawan menyerahkan dokumen pada pihak terkait secara online. Karyawan hanya perlu mengupload dokumen pada aplikasi saja sehingga tidak perlu membuat salinan bukti pembayaran.
Proses persetujuan juga menjadi cepat karena aplikasi reimbursement akan langsung terkoneksi dengan bagian HRD dan manajemen. Mereka dapat dengan mudah mengecek data dalam waktu yang bersamaan.
2. Sistem reimbursement dapat mengajukan klaim secara real-time
Pada masa sekarang ini terkadang tidak menutup kemungkinan perusahaan untuk membuat kebijakan WFH. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi reimbursement akan sangat membantu karyawan. Mengajukan klaim secara real-time dapat membantu karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Aplikasi ini juga dapat membantu pengajuan dimana saja dan kapan saja tanpa mengganggu pekerjaan lainnya. Jika ada kekeliruan dalam mengupload bukti, maka aplikasi ini bisa memberitahukannya secara langsung.
Fungsi ini juga bisa mempercepat karyawan dalam mendapatkan haknya. Proses klaim reimbursement yang lama tidak sedikit membuat karyawan menunggu. Dengan banyaknya karyawan yang bisa saja melakukan pengajuan secara bersamaan. Aplikasi ini sangat membantu mempersingkat waktu.
3. Memudahkan kustomisasi sesuai kebijakan perusahaan
Dalam pengembalian dana karyawan terdapat kebijakan yang telah ditetapkan oleh setiap perusahaan. Kebijakan ini biasanya adalah waktu dan jenis reimbursement. Pihak terkait bisa sekaligus menjadi admin dalam sistem reimbursement untuk memberikan kebijakan yang sama seperti proses reimbursement secara manual.
Kustomisasi ini akan memudahkan pihak terkait untuk menganalisis apakah dokumen yang terlampir sudah sesuai atau belum. Hal ini juga bisa mempercepat dalam pengembalian dana karyawan.
Pengajuan klaim di sistem reimbursement pada karyawan terkadang berbeda. Hal ini tergantung posisi atau jabatan karyawan. Kustomisasi akan memudahkan pihak terkait untuk menggolongkan kebijakan perusahaan saat melakukan klaim reimbursement.
4. Sistem reimbursement dapat menyimpan dokumen yang telah diunggah
Cara ini bisa mempermudah bagian keuangan dalam pencatatan laporan keuangan. Laporan keuangan sangatlah penting bagi sebuah perusahaan. Aplikasi reimbursement bisa langsung menyajikan data yang bagian keuangan butuhkan. Hal ini dapat membantu dalam pengecekan pengeluaran dan pemasukan perusahaan setiap bulan atau tahunnya. Karyawan pun tidak perlu repot untuk menyalin bukti fisik yang mungkin sangat banyak.
Kesimpulan
Banyaknya kelebihan yang ada dalam sisten reimbursement dapat membantu perusahaan dalam masalah keuangan. Terintegrasinya aplikasi dengan pihak-pihak terkait juga mampu memudahkan perusahaan dalam meminimalisir kecurangan yang ada serta meminimalisir kekeliruan saat melakukan pendataan.
HRM Solution dari EVA dapat menjadi solusi untuk proses reimbursement di perusahaan. Aplikasi ini menyediakan fitur mulai dari integrasi data, multi approval, manajemen data otomatis, dan sebagainya. HRM Solution juga menyediakan demo gratis dan estimasi biaya aplikasi sehingga, perusahaan dapat menemukan aplikasi yang cocok sesuai kebutuhan. Anda dapat mencobanya di sini.
