Tips Memilih Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik untuk Perusahaan

Gaji karyawan menjadi hal paling krusial dalam sebuah perusahaan. Seringkali miskomunikasi pada proses ini berakhir konflik antara karyawan dan perusahaan. Menghindari hal itu, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi gaji karyawan untuk mempermudah mengelola gaji karyawan. Setiap perusahaan selalu memiliki divisi yang berbeda-beda. Selain itu, jabatan karyawan pun beragam. Karyawan menerima gaji sesuai dengan kinerja, divisi, dan jabatannya masing-masing.

Dalam perhitungannya, pihak Human Resource Development (HRD) harus memastikan karyawan menerima gaji yang sesuai. Maka dari itu, perhitungan harus akurat dan tidak boleh ada kesalahan apapun. Perhitungan dan rekapitulasi secara tradisional seringkali ada kesalahan akibat human error. Bukan hanya itu, perhitungan manual juga membutuhkan waktu lama.

Dengan adanya aplikasi, kesalahan dan proses lama akan menghilang. Aplikasi gaji akan melakukan rekapitulasi secara otomatis dan akurat. HRD pun hanya cukup memasukkan data yang diperlukan seperti jumlah gaji yang sesuai dengan jabatan atau divisi yang tertuang dalam kontrak kerja. Berikut ini adalah tips memilih aplikasi gaji karyawan terbaik untuk perusahaan. Pastikan aplikasi pilihanmu merupakan solusi yang tepat bagi perusahaan. 

1. Memperhatikan Aplikasi Gaji Karyawan Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Memperhatikan kebutuhan perusahaan menjadi yang paling penting dalam memilih aplikasi gaji karyawan. Alih-alih banyak aplikasi, lebih baik memiliki satu aplikasi yang mencangkup semua keperluan. Mulai dari menghitung gaji pokok, denda atau potongan, tunjangan, bonus, hingga Pph 21. 

Tugas HRD dapat menjadi lebih mudah karena menggunakan satu platform yang mengintegrasikan semua kebutuhan. Artinya, HRD dapat menyelesaikan  banyak tugas terkait sistem payroll hanya dengan satu kali klik. Pengalaman ini dapat meningkatkan produktivitas melalui efisiensi dan efektivitas.

2. Memiliki Fitur Penting dalam Aplikasi Gaji Karyawan

Aplikasi akan dapat berfungsi optimal apabila ada berbagai fitur penting yang mendukung di dalamnya. Mulai dari otomatisasi absensi, keamanan bertingkat, manajemen data dan mudah akses, multi approval, dokumen terpusat, menyederhanakan pengawasan, dan perhitungan akurat.

Selama ini kesalahan hitung pada metode tradisional berawal dari rekapitulasi absen yang salah. Oleh karena itu, aplikasi yang mengintegrasikan sistem gaji dengan sistem absen sangatlah penting. Selain menghindari kesalahan, juga dapat memudahkan kerja HRD karena prosesnya lebih cepat.

3. Sistem Aplikasi Gaji Karyawan Berbasis Cloud-Based

Sistem berbasis cloud-based menjadi hal yang perlu ada dalam aplikasi gaji. Data terpusat dapat memudahkan perusahaan untuk mengefisiensikan semua laporan dan dokumen yang ada. Maka dari itu, ketika perusahaan membutuhkan dokumen dalam keadaan darurat dapat menemukan data dengan cepat.

Bayangkan jika perusahaan masih melakukan rekapitulasi data dengan manual. Resiko hilang dan rusak pasti tidak bisa dihindari. Belum lagi tumpukan berkas yang menggunung akan memakan tempat di kantor yang membuat ruangan menjadi berantakan. Akibatnya, lagi-lagi akan mengganggu produktivitas.

4. Menjaga Keamanan Data dan Pencatatan Data Karyawan

Sebagai aplikasi yang menyimpan data pribadi karyawan, aplikasi gaji karyawan juga harus memiliki tingkat keamanan tinggi. Hal ini untuk mencegah adanya kebocoran data serta mencegah adanya pembobolan mengingat sistem gaji juga terintegrasi dengan akun bank masing-masing karyawan. 

Selain itu, aplikasi juga harus memenuhi kebutuhan untuk mencatat data. Dimana, aplikasi harus dapat merekam data secara real-time dan otomatis. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karena tak perlu risau atau khawatir pada data mereka.

5. Mempermudah Pengguna untuk Kelola Penggajian

Setiap karyawan belum tentu menerima gaji dalam jumlah yang sama. Pasalnya, perusahaan selalu memiliki kebijakan sendiri untuk menghitung gaji. Terutama untuk potongan bagi karyawan yang melakukan izin. 

Dalam memilih software, perusahaan perlu memastikan bahwa aplikasi tersebut terintegrasi dengan sistem cuti atau ketidakhadiran karyawan. Jangan sampai ada perhitungan yang terlewat yang mengakibatkan konflik antara karyawan dengan perusahaan atau bahkan merugikan perusahaan itu sendiri.

6. Tersedia Customer Service

Dalam beberapa kasus, meskipun telah mengadopsi aplikasi tak menutup kemungkinan ada karyawan yang melakukan protes. Misalnya, ketika ada denda keterlambatan atau terkait kenaikan gaji. Menghindari cekcok yang berlarut panjang, perusahaan perlu memilih aplikasi yang menyediakan customer service.

Customer service memberikan kenyamanan bagi karyawan  untuk menanggapi dan memperoleh informasi mengenai gaji yang mereka terima. Hal ini akan memberikan pengalaman positif bagi karyawan sehingga dapat bekerja dengan lebih semangat dan kemajuan perusahaan juga tercapai.

7. Adanya Fitur Demo Gratis dalam Aplikasi Gaji Karyawan

Jangan sampai membeli kucing dalam karung. Hal ini juga berlaku untuk perusahaan yang ingin memiliki aplikasi gaji karyawan. Perusahaan perlu melakukan test drive terlebih dahulu sebelum mengimplementasikan aplikasi ini dalam jangka waktu yang lama. Oleh karena itu, perusahaan lebih baik memilih aplikasi yang menyediakan fitur demo gratis. 

Fitur gratis akan membuat perusahaan tidak salah pilih aplikasi dan dapat menghindari masalah di kemudian hari. Misalnya, kurang lengkapnya fitur atau sistem ini yang tidak bisa memenuhi kebutuhan perusahaan.

8. Dilengkapi Track Record Aplikasi Gaji Karyawan

Track Record sebuah aplikasi akan memberikan referensi untuk memperluas penilaian perusahaan sebelum memilih sebuah aplikasi. Siapapun pasti akan memilih aplikasi yang memiliki testimoni baik dan kredibel. Alih-alih hanya memilih aplikasi paling mahal, akan lebih baik bagi perusahaan memilih aplikasi dengan track record terbaik.

9. Aplikasi Gaji Karyawan dengan Biaya Transparan

Tips memilih aplikasi gaji karyawan berikutnya adalah mempertimbangkan biaya atau budget perusahaan. Sebaiknya, perusahaan memilih aplikasi yang open price atau biaya transparan. Hal ini untuk menghindari adanya biaya-biaya tambahan lainnya ketika aplikasi ini telah terpasang.

10. Hemat Waktu

Efisiensi dan efektivitas menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Sangat penting memastikan bahwa aplikasi gaji karyawan benar-benar memberikan kemudahan akses dan menghemat waktu HRD. Jangan sampai dengan menggunakan aplikasi justru pekerjaan HRD semakin terhambat. Contohnya, banyak fitur yang mengalami error, tidak terintegrasi satu sama lain, dan sebagainya. Lebih dari itu, perusahaan bisa menggunakan payroll outsourcing untuk mengelola payroll system perusahaan.

Kesimpulan

Memilih aplikasi gaji karyawan yang sesuai dengan kebutuhan memang tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perusahaan perlu berhati-hati dan melakukan riset yang mendalam. Jangan sampai ketika perusahaan ingin menyelesaikan masalah justru masalah baru karena adanya aplikasi.

HRIS Solution dari EVA-HR akan mendukung pengelolaan gaji karyawan yang sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi HRIS Solution memberikan pengalaman terbaik dengan track record yang tidak perlu diragukan. Apalagi, aplikasi ini juga memudahkan perusahaan karena memiliki banyak fitur termasuk mengintegrasikan semua data dan multi approval.