Tips Menghemat Biaya Rekrutmen: Apa Saja Komponen yang Perlu Diperhatikan?

Biaya rekrutmen merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Proses rekrutmen yang efektif dapat membantu perusahaan mendapatkan karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, biaya rekrutmen yang tinggi juga dapat berdampak negatif pada keuangan perusahaan.

Untuk mengelola biaya rekrutmen, perusahaan dapat menerapkan berbagai strategi yang efektif dan efisien. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknologi, seperti job board dan media sosial, untuk memperluas jangkauan perekrutan. Selain itu, perusahaan juga dapat mengadakan job fair atau bekerja sama dengan lembaga pendidikan untuk mendapatkan calon karyawan yang berkualitas. Namun, perusahaan juga perlu memperhatikan efisiensi biaya rekrutmen agar tidak terlalu tinggi, seperti pelatihan dan pengembangan karyawan atau peningkatan fasilitas kerja.

Apa itu Biaya Rekrutmen (Cost per Hire)?

Biaya rekrutmen (Cost per Hire) adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk merekrut karyawan baru, mulai dari iklan lowongan kerja, seleksi calon karyawan, hingga proses wawancara. Biaya rekrutmen juga dapat meliputi biaya yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan melalui agen rekrutmen atau headhunter. Dengan mengetahui biaya rekrutmen, perusahaan dapat mengoptimalkan anggaran untuk perekrutan karyawan dengan mencari strategi rekrutmen yang lebih efisien dan efektif.

Perusahaan juga dapat mengembangkan program referral karyawan sebagai strategi rekrutmen yang dapat mengurangi biaya rekrutmen. Dengan memberikan insentif kepada karyawan yang merekomendasikan kandidat yang berkualitas, perusahaan dapat mengurangi biaya rekrutmen. Oleh karena itu, pengelolaan operasional perusahaan perlu mempertimbangkan biaya rekrutmen sebagai bagian dari strategi perekrutan yang efektif dan efisien.

Baca juga: E Recruitment : Solusi Kemudahan dalam Proses Perekrutan Karyawan

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya Rekrutmen bagi Perusahaan

Biaya rekrutmen menjadi salah satu aspek penting yang perlu perusahaan perhatikan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Namun, biaya rekrutmen tidak selalu sama untuk setiap perusahaan karena dipengaruhi oleh berbagai faktor. Beberapa faktor yang mempengaruhi biaya rekrutmen bagi perusahaan dapat bervariasi sebagai berikut:

Biaya pemasangan iklan lowongan pekerjaan

Biaya iklan dapat bervariasi tergantung pada media yang dipilih, durasi pemasangan iklan, dan jumlah iklan yang ditempatkan. Misalnya, iklan lowongan pekerjaan yang dipasang di media cetak seperti koran atau majalah cenderung lebih mahal dibandingkan iklan yang dipasang di media online seperti website job board. Perusahaan perlu mempertimbangkan budget yang dimiliki dan efektivitas media pemasangan iklan dalam mencari calon karyawan berkualitas.

Selain itu, perusahaan perlu mempertimbangkan efektivitas pemasangan iklan untuk mencari karyawan yang tepat. Pemasangan iklan yang tepat akan menarik perhatian kandidat yang tepat dan dapat mengurangi biaya rekrutmen dalam jangka panjang. Perusahaan perlu mempertimbangkan media pemasangan iklan yang tepat dan berfokus pada perekrutan kandidat yang berkualitas. Misalnya, perusahaan dapat mempertimbangkan pemasangan iklan lowongan pekerjaan di situs web atau media sosial yang populer di kalangan calon karyawan potensial untuk memaksimalkan efektivitas perekrutan.

Biaya seleksi

Seleksi calon karyawan meliputi berbagai tahapan, seperti tes psikologi, tes kompetensi, wawancara, dan pengecekan referensi. Biaya untuk setiap tahapan seleksi dapat bervariasi, tergantung pada metode yang digunakan dan jumlah kandidat yang harus diseleksi. Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya seleksi dan efektivitas seleksi dalam mencari karyawan yang tepat dan berkualitas.

Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan efisiensi seleksi dalam menghemat biaya rekrutmen. Penggunaan teknologi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi seleksi, misalnya dengan menggunakan aplikasi seleksi otomatis atau sistem manajemen aplikasi seleksi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi biaya seleksi dan meningkatkan efektivitas seleksi dengan menyeleksi kandidat yang berkualitas. 

Biaya pelatihan

Setelah karyawan baru direkrut, perusahaan perlu memberikan pelatihan untuk memastikan bahwa karyawan dapat bekerja secara efektif dalam lingkungan kerja perusahaan. Biaya pelatihan dapat bervariasi tergantung pada metode pelatihan yang perusahaan gunakan, durasi pelatihan, dan jumlah karyawan yang mereka latih. Perusahaan perlu mempertimbangkan efektivitas pelatihan dan potensi penghematan biaya dalam jangka panjang ketika mempertimbangkan biaya pelatihan.

Pelatihan yang berkualitas dapat membantu karyawan baru dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru dan meningkatkan kinerja mereka dalam jangka panjang. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan efisiensi pelatihan untuk menghemat biaya rekrutmen. Pelatihan online atau pelatihan mandiri dapat menjadi pilihan yang efektif untuk perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pelatihan dan mengurangi biaya pelatihan. 

Biaya waktu

Proses rekrutmen yang terlalu lama dapat menimbulkan biaya tambahan, seperti biaya pemasangan iklan lowongan yang berulang-ulang dan biaya seleksi yang lebih tinggi karena harus menyeleksi kandidat yang baru lagi. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan efisiensi waktu dalam proses rekrutmen agar dapat menghemat biaya rekrutmen.

Proses rekrutmen yang terburu-buru dapat menyebabkan perusahaan mengambil keputusan yang buruk dan merekrut karyawan yang tidak berkualitas. Perusahaan perlu mempertimbangkan waktu rekrutmen yang tepat. Sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa proses seleksi dapat dilakukan dengan tepat waktu dan karyawan yang direkrut memenuhi standar kualitas. Dengan memperhatikan faktor biaya waktu, perusahaan dapat mengoptimalkan proses rekrutmen dan mengurangi biaya rekrutmen dalam jangka panjang.

Biaya onboarding

Onboarding adalah proses pengenalan karyawan baru ke dalam lingkungan kerja perusahaan dan memberikan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja secara efektif. Biaya onboarding dapat meliputi biaya pengadaan peralatan dan sarana kerja, biaya pelatihan khusus, dan biaya mentorship atau pelatihan intensif.

Onboarding yang efektif dapat membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja perusahaan, mempercepat waktu produktivitas, dan meningkatkan retensi karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengalokasikan anggaran yang tepat untuk memastikan efektivitas onboarding karyawan baru. Dengan memperhatikan faktor biaya onboarding, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran mereka dan meminimalkan biaya rekrutmen dalam jangka panjang.

Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Software Rekrutmen?

Dalam era digital, penggunaan software rekrutmen dapat membantu perusahaan dalam mencari kandidat yang sesuai dengan kriteria yang mereka butuhkan. Software rekrutmen dapat membantu perusahaan dalam menyeleksi calon karyawan secara otomatis, mengirimkan notifikasi ke calon karyawan tentang status rekrutmen mereka, dan membantu perusahaan memantau status rekrutmen secara real-time. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya, serta mempercepat waktu untuk merekrut karyawan baru.

Selain itu, software rekrutmen juga dapat meningkatkan kualitas seleksi calon karyawan. Dalam proses seleksi manual, terkadang calon karyawan tidak dapat perusahaan pantau secara keseluruhan dan hanya berdasarkan dokumen yang kandidat berikan. Namun, dengan software rekrutmen, perusahaan dapat melakukan seleksi calon karyawan dengan lebih efektif dan efisien. Software rekrutmen juga dapat melakukan pengecekan referensi, pengecekan latar belakang calon karyawan, serta memverifikasi kualifikasi dan pengalaman kerja. 

Langkah-langkah Strategi Analisis Biaya pada Proses Rekrutmen

Analisis biaya pada proses rekrutmen merupakan suatu strategi penting yang harus perusahaan terapkan untuk meminimalkan anggaran rekrutmen dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut ini langkah-langkah strategi analisis biaya pada proses recruitment yaitu:

Identifikasi biaya

Perusahaan harus memahami secara mendalam setiap biaya yang terlibat dalam proses rekrutmen, mulai dari biaya pemasangan iklan lowongan pekerjaan, biaya seleksi, biaya pelatihan, biaya waktu, hingga biaya onboarding. Perusahaan perlu mengidentifikasi setiap biaya yang terkait dan memasukkannya ke dalam perhitungan total biaya rekrutmen. Dengan mengidentifikasi biaya dengan jelas, perusahaan dapat menentukan titik tolak biaya yang dapat membantu perusahaan meminimalkan pengeluaran.

Analisis efektivitas biaya

Perusahaan perlu membandingkan anggaran yang dikeluarkan dengan hasil rekrutmen yang diperoleh, seperti jumlah pelamar, kualitas kandidat, dan waktu rekrutmen. Dalam analisis efektivitas biaya, perusahaan dapat mengidentifikasi tahapan rekrutmen mana yang memiliki tingkat efektivitas biaya yang tinggi dan rendah. Dengan demikian, perusahaan dapat memperbaiki strategi rekrutmen yang kurang efektif dan mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien untuk tahapan rekrutmen yang lebih efektif.

Membuat anggaran

Dalam membuat anggaran, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya yang terkait dengan setiap tahapan rekrutmen, serta memperhitungkan sumber daya yang tersedia. Dengan membuat anggaran yang jelas dan terukur, perusahaan dapat mengelola pengeluaran rekrutmen secara lebih efektif dan mengalokasikan sumber daya dengan bijak untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen. Selain itu, anggaran yang realistis juga dapat membantu perusahaan untuk memantau pengeluaran rekrutmen dan mencegah pengeluaran yang tidak perlu atau berlebihan.

Memantau biaya

Dalam memonitor anggaran, perusahaan dapat menggunakan software rekrutmen. Dengan software rekrutmen, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memantau efektivitas biaya dari setiap tahapan seleksi. Sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien untuk memperbaiki strategi rekrutmen yang kurang efektif. Dengan memantau anggaran dengan menggunakan software rekrutmen, perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi anggaran yang tidak perlu.

Formula Perhitungan Biaya Rekrutmen (Cost per Hire) 

Formula perhitungan biaya rekrutmen (cost per hire) adalah sebagai berikut:

Cost per Hire = total biaya rekrutmen / jumlah karyawan baru yang direkrut

Analisis cost per hire dapat membantu perusahaan dalam memperkirakan biaya rekrutmen yang dibutuhkan untuk merekrut setiap karyawan baru. Selain itu, analisis cost per hire juga dapat membantu perusahaan dalam membandingkan efektivitas biaya dari setiap tahapan rekrutmen. Jika cost per hire terlalu tinggi, maka perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengevaluasi kembali strategi rekrutmen yang digunakan.

Sebagai contoh, perusahaan XYZ merekrut 10 karyawan baru selama satu tahun dan total biaya rekrutmen sebesar Rp100 juta. Maka, cost per hire per karyawan baru adalah sebagai berikut:

Cost per Hire = Rp100 juta / 10 karyawan baru

Cost per Hire = Rp10 juta

Dari hasil perhitungan tersebut, perusahaan XYZ dapat mengetahui bahwa biaya rata-rata untuk merekrut setiap karyawan baru adalah sebesar Rp10 juta. Dengan demikian, perusahaan XYZ dapat membandingkan cost per hire tersebut dengan standar industri atau periode sebelumnya.

Beralih Menggunakan Software Rekrutmen EVA

Dengan adanya software rekrutmen, perusahaan dapat menyederhanakan proses perekrutan dan mengurangi waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif seperti mengumpulkan dan menyimpan data pelamar. Software rekrutmen juga dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses seleksi dan memungkinkan mereka untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kriteria yang lebih cepat.

Salah satu contoh software rekrutmen yang dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir anggaran rekrutmen adalah Software Rekrutmen EVA yang memiliki berbagai keuntungan sebagai berikut ini:

Bebas biaya pelatihan dan implementasi

Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk memberikan pelatihan khusus kepada karyawan terkait dengan penggunaan software ini. Selain itu, proses implementasi juga relatif mudah dan cepat sehingga perusahaan dapat segera memanfaatkan software rekrutmen EVA dengan efektif.

Dengan penggunaan software rekrutmen EVA, perusahaan dapat menghemat anggaran yang seharusnya mereka keluarkan untuk pelatihan dan implementasi software. Biaya tersebut dapat perusahaan gunakan untuk hal-hal lain yang lebih penting dalam operasional perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan waktu yang lebih efisien untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih kritis, seperti pemilihan kandidat yang tepat untuk posisi yang tersedia dan mengembangkan strategi rekrutmen yang lebih efektif.

Akses sistem tanpa batasan jumlah pengguna

Perusahaan dapat memberikan akses pada sebanyak mungkin karyawan yang terlibat dalam proses rekrutmen tanpa perlu memikirkan batasan jumlah pengguna yang dapat menggunakan sistem. Semua karyawan yang terlibat dalam proses rekrutmen, mulai dari HRD hingga manajer departemen, dapat dengan mudah mengakses informasi terkait dengan kandidat yang sedang direkrut.

Dalam jangka panjang, hal ini dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses rekrutmen dan meminimalkan kesalahan dalam proses seleksi kandidat. Selain itu, akses tanpa batasan pada software rekrutmen EVA juga dapat memudahkan koordinasi dan kolaborasi antara karyawan terkait dalam proses rekrutmen, sehingga meminimalkan risiko terjadinya kesalahan dan mengoptimalkan efisiensi kerja.

Dukungan teknis yang responsif

Dalam penggunaan software, terkadang pengguna mengalami kendala teknis atau perlu bantuan dalam mengoperasikan sistem. Dengan adanya dukungan teknis yang responsif, pengguna dapat dengan mudah mengatasi masalah tersebut dan meminimalkan gangguan dalam proses rekrutmen. Dukungan teknis yang responsif juga memungkinkan pengguna untuk mendapatkan bantuan secara cepat dan tepat waktu. 

Tim dukungan teknis dapat membantu pengguna dalam mengatasi masalah teknis maupun memberikan solusi untuk masalah dalam penggunaan sistem. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam proses rekrutmen. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih fokus pada pencarian kandidat yang tepat daripada menghabiskan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan masalah teknis.

Kesimpulan 

Secara keseluruhan, biaya recruitment memang merupakan investasi yang penting bagi perusahaan untuk mendapatkan kandidat terbaik. Namun, dengan menggunakan software rekrutmen EVA, perusahaan dapat mengurangi biaya rekrutmen sekaligus meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam proses seleksi. 

Dengan adanya fitur-fitur yang lengkap dan dukungan teknis yang responsif, perusahaan dapat lebih fokus pada pencarian kandidat yang tepat dan mendapatkan hasil yang optimal dalam proses rekrutmen. Oleh karena itu, penggunaan software rekrutmen EVA dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan untuk meminimalkan anggaran recruitment dan meningkatkan efektivitas proses seleksi secara keseluruhan.